Desde 2019, todas las empresas —incluyendo autónomos con empleados y pequeñas empresas— están obligadas a llevar un registro horario diario. Para muchas PYMES esto ha supuesto una carga extra: poco personal, horarios cambiantes, poca infraestructura y poco tiempo para gestionar hojas y Excel.
1. Qué conviene tener organizado en una PYME
El Art. 34.9 ET exige registrar, cada día, la hora efectiva de entrada y salida de cada trabajador. Pero más allá del mínimo legal, conviene tener bien ordenados varios aspectos.
La PYME debería cubrir:
- Un registro diario de entrada y salida.
- Que el registro sea real y objetivo (no teórico).
- Conservación durante 4 años.
- Accesibilidad inmediata para el trabajador y para Inspección.
Y además:
- Revisar correctamente las horas extra y complementarias.
- Tener coherencia entre registro ⟶ nómina ⟶ contrato.
- Separar tiempo efectivo de pausas si son no retribuidas.
2. Problemas habituales de las PYMES al implantar el registro horario
Las pequeñas empresas suelen enfrentarse a dificultades específicas:
- Plantilla reducida donde “todo el mundo hace de todo”.
- Horarios variables según carga de trabajo.
- Falta de tiempo para revisar hojas o Excel.
- Trabajadores que olvidan fichar o entran sin pasar por el local.
- Dificultad para justificar horas extra cuando hay picos de actividad.
- Inconsistencias entre registro horario y nómina.
Todas estas situaciones complican el cumplimiento si el sistema es manual. Con un sistema digital adecuado, la mayoría desaparecen.
3. Qué sistemas puede usar una PYME (y cuáles no son recomendables)
Sistemas válidos:
- Excel o plantillas en papel – pueden servir, pero exigen más control manual y son más difíciles de mantener.
- Fichaje en móvil – ideal para trabajadores que se mueven.
- Kiosko/tablet en local – funcionamiento sencillo, evita olvidos y suplantación.
- Navegador – útil cuando la PYME trabaja mucho en oficina o almacén.
Sistemas no recomendados:
- Aplicaciones que permiten fichar sin control (GPS desactivado, fichaje desde casa sin permiso…).
- Registros escritos a posteriori o “ajustados” a final de mes.
- Solo cuadrantes sin horas reales.
4. Cómo elegir el mejor sistema según el tipo de PYME
PYMES con 1–5 trabajadores
- Kiosko sencillo o app móvil.
- Fácil de usar, sin formación previa.
- Informes automáticos para la gestoría.
Autónomos con empleados
- Fichaje desde móvil, navegador o tablet.
- Registro automático sin depender del autónomo.
PYMES con turnos variables
- App o kiosko + gestión de incidencias.
- Revisión de horas extra vs complementarias.
- Resumen mensual (obligatorio en tiempo parcial y horas extra; recomendable siempre).
PYMES con teletrabajo
- Fichaje en móvil o navegador.
- Registros diarios + informes.
- Registro de pausas si son no retribuidas.
5. Cómo implantar el registro horario en una PYME (paso a paso)
1) Define un sistema claro
No uses 3 métodos distintos. Elige uno y aplícalo a toda la empresa.
2) Comunica el procedimiento por escrito
- Cuándo se ficha.
- Cómo se marcan pausas.
- Qué hacer si se olvida fichar.
3) Haz seguimiento semanal
En PYMES es mejor revisar cada semana para evitar errores acumulados.
4) Pon los registros a disposición del trabajador
Los registros deben estar a disposición del trabajador. En contratos a tiempo parcial y para el control de horas extra, la ley exige un resumen periódico (Art. 12.4.c y 35.5 ET). En todo caso, es recomendable generar un resumen mensual que refleje:
- Horas ordinarias.
- Horas complementarias.
- Horas extra.
- Incidencias corregidas.
5) Guarda todo 4 años
Si usas un sistema manual, debes tener un archivo bien organizado. Si usas easyfichi, se almacena automáticamente.
6. Qué errores de registro horario son más comunes en PYMES
- Copiar la jornada teórica en vez de la real.
- Modificar el registro sin dejar constancia.
- Firmas mensuales sin detalle diario.
- No distinguir horas extra de complementarias.
- No registrar turnos partidos.
- No registrar pausas no retribuidas.
7. Puntos que suelen revisarse en una PYME
- Coherencia entre registro y nómina.
- Si hay parciales trabajando como completos.
- Si hay horas extra no declaradas.
- Si la conservación del histórico es correcta.
- Si los registros están a disposición de los trabajadores (informe mensual obligatorio en tiempo parcial y horas extra).
Si te interesa este punto, puedes leer:
8. Ejemplos reales de situaciones en PYMES
✔ Una pyme con 4 trabajadores y picos estacionales
Solución: kiosko + informes automáticos. Evita ajustar Excel cada semana.
✔ Una pyme en teletrabajo parcial
Solución: fichaje desde navegador y móvil. Registro siempre disponible.
✔ Una pyme con parciales y refuerzos
Solución: revisión centralizada de complementarias y extra.
9. Cómo easyfichi ayuda a las PYMES
- Fichaje desde móvil, kiosko o navegador.
- Centralización de horas ordinarias, complementarias y extra.
- Resumen mensual automático por trabajador.
- Panel claro para el dueño o encargado.
- Informes directos para la gestoría.
- Histórico guardado 4 años sin esfuerzo.
Si gestionas una PYME, reducir la carga manual del registro te ahorra tiempo y evita errores e incoherencias que suelen generar problemas.