Desde 2019, todas las empresas —incluyendo autónomos con empleados y pequeñas empresas— están obligadas a llevar un registro horario diario. Para muchas PYMES esto ha supuesto una carga extra: poco personal, horarios cambiantes, poca infraestructura y poco tiempo para gestionar hojas y Excel.
1. Qué exige exactamente la ley a una PYME
La normativa obliga a registrar, cada día, la hora efectiva de entrada y salida de cada trabajador.
La PYME debe garantizar:
- Un registro diario de entrada y salida.
- Que el registro sea real y objetivo (no teórico).
- Conservación durante 4 años.
- Accesibilidad inmediata para el trabajador y para Inspección.
Y además:
- Controlar correctamente las horas extra y complementarias.
- Tener coherencia entre registro ⟶ nómina ⟶ contrato.
- Separar tiempo efectivo de pausas si son no retribuidas.
2. Problemas habituales de las PYMES al implantar el registro horario
Las pequeñas empresas suelen enfrentarse a dificultades específicas:
- Plantilla reducida donde “todo el mundo hace de todo”.
- Horarios variables según carga de trabajo.
- Falta de tiempo para revisar hojas o Excel.
- Trabajadores que olvidan fichar o entran sin pasar por el local.
- Dificultad para justificar horas extra cuando hay picos de actividad.
- Inconsistencias entre registro horario y nómina.
Todas estas situaciones complican el cumplimiento si el sistema es manual. Con un sistema digital adecuado, la mayoría desaparecen.
3. Qué sistemas puede usar una PYME (y cuáles no son recomendables)
Sistemas válidos:
- Excel o plantillas en papel – válidos legalmente, pero difíciles de mantener y muy poco fiables.
- Fichaje en móvil – ideal para trabajadores que se mueven.
- Kiosko/tablet en local – funcionamiento sencillo, evita olvidos y suplantación.
- Navegador – útil cuando la PYME trabaja mucho en oficina o almacén.
Sistemas no recomendados:
- Aplicaciones que permiten fichar sin control (GPS desactivado, fichaje desde casa sin permiso…).
- Registros escritos a posteriori o “ajustados” a final de mes.
- Solo cuadrantes sin horas reales.
4. Cómo elegir el mejor sistema según el tipo de PYME
PYMES con 1–5 trabajadores
- Kiosko sencillo o app móvil.
- Fácil de usar, sin formación previa.
- Informes automáticos para la gestoría.
Autónomos con empleados
- Fichaje desde móvil, navegador o tablet.
- Registro automático sin depender del autónomo.
PYMES con turnos variables
- App o kiosko + gestión de incidencias.
- Control de horas extra vs complementarias.
- Resumen mensual obligatorio.
PYMES con teletrabajo
- Fichaje en móvil o navegador.
- Registros diarios + informes.
- Control de pausas si son no retribuidas.
5. Cómo implantar el registro horario en una PYME (paso a paso)
1) Define un sistema claro
No uses 3 métodos distintos. Elige uno y aplícalo a toda la empresa.
2) Comunica el procedimiento por escrito
- Cuándo se ficha.
- Cómo se marcan pausas.
- Qué hacer si se olvida fichar.
3) Haz seguimiento semanal
En PYMES es mejor revisar cada semana para evitar errores acumulados.
4) Genera el resumen mensual
El trabajador tiene derecho a conocer sus horas. Debe ser claro y reflejar:
- Horas ordinarias.
- Horas complementarias.
- Horas extra.
- Incidencias corregidas.
5) Guarda todo 4 años
Si usas un sistema manual, debes tener un archivo bien organizado. Si usas EasyFichi, se almacena automáticamente.
6. Qué errores de registro horario son más comunes en PYMES
- Copiar la jornada teórica en vez de la real.
- Modificar el registro sin dejar constancia.
- Firmas mensuales sin detalle diario.
- No distinguir horas extra de complementarias.
- No registrar turnos partidos.
- No registrar pausas no retribuidas.
7. Qué mira la Inspección específicamente en una PYME
- Coherencia entre registro y nómina.
- Si hay parciales trabajando como completos.
- Si hay horas extra no declaradas.
- Si la conservación del histórico es correcta.
- Si se generan informes mensuales.
Si te interesa este punto, puedes leer:
8. Ejemplos reales de situaciones en PYMES
✔ Una pyme con 4 trabajadores y picos estacionales
Solución: kiosko + informes automáticos. Evita ajustar Excel cada semana.
✔ Una pyme en teletrabajo parcial
Solución: fichaje desde navegador y móvil. Registro siempre disponible.
✔ Una pyme con parciales y refuerzos
Solución: control automático de complementarias y extra.
9. Cómo EasyFichi ayuda específicamente a las PYMES
- Fichaje desde móvil, kiosko o navegador.
- Control automático de horas ordinarias, complementarias y extra.
- Resumen mensual automático por trabajador.
- Panel claro para el dueño o encargado.
- Informes directos para la gestoría.
- Histórico guardado 4 años sin esfuerzo.
Si gestionas una PYME, automatizar el registro horario no solo es obligatorio, también te ahorra tiempo y evita errores que pueden costar sanciones.