La Inspección de Trabajo ha reforzado en los últimos años sus campañas para comprobar si las empresas cumplen la obligación de registrar la jornada diaria (Real Decreto-ley 8/2019). Tener un registro “a medias”, incompleto o imposible de verificar es uno de los motivos más comunes de sanción.
1. Tipos de infracciones vinculadas al registro horario
La Ley Sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) clasifica las sanciones así:
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Leve | Errores puntuales, defectos formales o pequeñas omisiones en la documentación. |
| Grave | Ausencia total de registro, manipulación, horas inventadas o falta de conservación. |
| Muy grave | Fraude reiterado, falsificación o vulneración grave de derechos laborales. |
2. Importes reales de las multas
Aunque cada caso se valora individualmente, estos son los rangos usuales:
| Infracción | Importe orientativo |
|---|---|
| Leve | 70 € – 750 € |
| Grave | 751 € – 7.500 € |
| Muy grave | 7.501 € en adelante |
Cuando además se detectan horas extra no pagadas, falsedad documental o fraude, la sanción puede acompañarse de otras multas adicionales o incluso recargos en Seguridad Social.
3. Ejemplos reales que suele detectar la Inspección
El cuadrante mostraba horarios teóricos, pero los empleados hacían 10–11 horas reales. El inspector pidió el registro horario y solo había firmas mensuales. Resultado: infracción grave por ausencia de registro real.
El Excel permitía editar sin dejar rastro. Los horarios habían sido modificados para cuadrar horas. Sanción: grave por manipulación y falta de trazabilidad.
Todos los trabajadores registraban exactamente la misma hora de entrada y salida. El inspector lo consideró no fiable → infracción grave.
4. Errores que casi siempre derivan en sanción
- No disponer de ningún sistema (ni papel ni digital).
- Mostrar solo el horario teórico en vez del real.
- Hojas firmadas sin horas concretas.
- Registros completados “a posteriori”.
- No conservar los datos durante 4 años.
- Plantillas Excel sin trazabilidad ni control de cambios.
- No distinguir entre horas ordinarias, extra y complementarias.
5. Qué pide realmente un inspector cuando llega
- Registro diario de entrada y salida por trabajador.
- Acceso inmediato a los últimos 4 años.
- Detalle de horas extra y su compensación.
- Coincidencia entre registro real y nóminas/turnos.
- Posibilidad de que el propio trabajador vea sus fichajes.
- Trazabilidad de cambios y quién los validó.
Plazo habitual para presentar documentación
En muchos casos, si el registro no está disponible al momento, la Inspección permite aportar la documentación en 24–48 horas. Pero si no existe o es incoherente con las nóminas, la sanción es casi segura.
6. Cómo reducir el riesgo de sanción (lo que mejor funciona)
- Usar un sistema estable (no cambiar de método continuamente).
- Registrar la jornada real, no la teórica.
- Permitir que el trabajador consulte sus fichajes.
- Guardar los registros por trabajador y por mes de forma ordenada.
- Asegurar trazabilidad documental.
- Revisar incidencias (olvidos, fichajes manuales, etc.).
7. Por qué EasyFichi reduce tanto el riesgo
EasyFichi está construido para cumplir exactamente lo que pide la normativa:
- Trazabilidad real de cada fichaje (no manipulable).
- Firma mensual del trabajador en un solo clic.
- Modo Inspección para mostrar solo lo necesario.
- Histórico seguro durante 4 años.
- Informes automáticos listos para presentar.
Además, permite fichar desde móvil, kiosko (tablet), navegador y multi-centro, adaptándose a hostelería, comercios, talleres y pymes.