Desde que el registro horario es obligatorio, miles de empresas buscan qué sistema de fichaje es el correcto para su negocio. El problema es que hay demasiadas opciones: app, móvil, kiosko, biometría, huella, tarjeta, Excel, software en la nube…
Resumen rápido:
No existe un sistema universal.
El mejor sistema depende de tu sector, número de empleados,
turnos y si teletrabajáis o no.
1. Qué debe cumplir cualquier sistema de fichaje para ser legal
Da igual si es móvil, kiosko o biometría: para ser legal debe cumplir siempre estos 6 puntos:
- Registrar hora de inicio y fin de jornada.
- Registrar pausas no retribuidas.
- Guardar los datos 4 años.
- No permitir modificar registros sin trazabilidad.
- Generar un resumen mensual para cada trabajador.
- Diferenciar horas ordinarias, complementarias y extra.
NO válido:
Hojas manuscritas, WhatsApps, cuadrantes teóricos o Excel enviados por email.
2. Comparativa real entre los 7 sistemas de fichaje más usados
| Sistema | Ventajas | Desventajas | Ideal para |
|---|---|---|---|
| 📱 App móvil | Flexible, económico, teletrabajo, movilidad | Debe controlarse ubicación solo en fichaje | Oficinas, teletrabajo, comerciales, multicentro |
| 📲 Navegador (web) | Sin instalación, muy cómodo | No sirve para repartidores o movilidad | Teletrabajo estático, oficinas |
| 🖥️ Tablet/Kiosko | Control centralizado, estable | Requiere dispositivo fijo | Comercios, hostelería, fábricas |
| 🔒 Huella biométrica | Difícil de falsear | No recomendado por AEPD (datos biométricos) | Fábricas grandes |
| 💳 Tarjetas RFID | Rápido y seguro | Posible intercambio de tarjetas | Comercios, fábricas |
| 📝 Excel | Gratis | NO legal si se rellena a mano | Nadie debería usarlo |
| 🔧 Software antiguo (local) | Integración con otros sistemas | Costoso, difícil de actualizar | Empresas muy grandes |
3. Qué sistema elegir según el tamaño de tu empresa
✔ Microempresa (1–10 empleados)
Prioridades: simplicidad y coste.
- App móvil
- Navegador (PC)
✔ Pequeña empresa (10–40 empleados)
- Tablet/Kiosko para fichaje presencial
- App móvil para externos
✔ Empresa mediana (40–150 empleados)
- Kiosko o tarjetas en sede
- Móvil para teletrabajo o comerciales
✔ Empresa grande (150+)
- Sistemas mixtos: kiosko + móvil
- No recomendable huella por RGPD
4. Qué sistema elegir según tu sector
✔ Oficinas
- Navegador (PC)
- Móvil si hay teletrabajo
✔ Hostelería
- Kiosko fijo
- Código PIN común
✔ Comercios
- Kiosko o tablet
- Móvil para encargados o reparto
✔ Repartidores / Logística
- Móvil + geolocalización puntual
✔ Empresas con varios centros
- Móvil
- Kiosko por centro
5. Los 12 criterios clave para elegir bien (checklist 2025)
✔ 1. Facilidad de uso
Si es complicado, nadie ficha bien.
✔ 2. Fiabilidad de los datos
Prohibido modificar sin trazabilidad.
✔ 3. Multi-dispositivo
Móvil + PC + Kiosko.
✔ 4. Control de pausas
Turnos partidos, descansos, interrupciones.
✔ 5. Interrupciones laborales
Clave para teletrabajo y desconexión digital.
✔ 6. Informe mensual automático
✔ 7. Gestión de incidencias
✔ 8. Geolocalización proporcional
Solo en el fichaje, nunca constante.
✔ 9. Historial 4 años
✔ 10. Permisos y roles
✔ 11. Multiempresa (para gestorías)
✔ 12. Precio transparente
6. ¿Qué sistema NO deberías usar nunca?
NO recomendado:
- Hojas en papel
- Excel editable por el trabajador
- WhatsApp declarando horas
- Relojes de fichar no conectados a la nube
- Sistemas que permiten borrar registros
7. Qué mira Inspección de Trabajo
- Si el sistema es fiable.
- Si genera informe mensual.
- Si las horas extra coinciden con la nómina.
- Si hay pausas no registradas.
- Si se conservan los datos 4 años.
8. Por qué EasyFichi es el sistema ideal para 90% de PYMES
- Fichaje por móvil, navegador y kiosko.
- Geolocalización proporcional en el fichaje (opcional).
- Registro de pausas, turnos partidos e incidencias.
- Informe mensual automático (obligatorio por ley).
- Histórico guardado 4 años en la nube.
- Multiempresa → ideal para gestorías.
- Ideal para teletrabajo, multicentro y movilidad.
- Muy fácil de usar por trabajadores y encargados.
En 90% de casos, EasyFichi sustituye perfectamente a kioskos, tarjetas y sistemas caros.