La Inspección de Trabajo está intensificando las visitas relacionadas con el registro horario, especialmente en sectores con picos de trabajo (hostelería, comercios, talleres, centros sanitarios, academias, logística...). Si llega un inspector, no basta con tener “algo parecido” a un registro: quieren ver datos reales, accesibles y trazables.
Idea clave: Una inspección no se prepara el día antes. Se supera con un sistema ordenado, coherente y accesible.
El inspector quiere dos cosas: coherencia y fiabilidad.
1. Qué documentación pueden pedirte (lista real)
En la práctica, suelen solicitar:
- Registros diarios por trabajador (últimos 3 a 12 meses).
- Cuadrantes de turnos y cualquier cambio semanal o diario.
- Nóminas y justificantes de horas extra.
- Contratos (especialmente a tiempo parcial).
- Acuerdos de horas complementarias.
- Política interna de registro horario.
- Explicación del sistema de fichaje (digital, papel, app, fichador...).
Todo debe estar accesible en cuestión de minutos, no horas.
2. Checklist para preparar una inspección (imprescindible)
✔ Registros completos y ordenados
- Todos los trabajadores incluidos, sin excepciones.
- Registros día por día, sin días en blanco.
- Entrada y salida reales (no horarios teóricos).
- Horas extra y complementarias visibles y justificadas.
✔ Coherencia con nóminas y turnos
- Las nóminas deben reflejar las horas realizadas.
- Los cuadrantes deben coincidir con el registro real.
- Todos los cambios deben estar documentados.
✔ Trazabilidad y validación
- Quién modifica un fichaje y por qué.
- Si el trabajador valida el ajuste (PIN, firma, app...).
- Evidencias de acuerdos de ampliación de jornada.
✔ Accesibilidad inmediata
- Tener un dossier o carpeta estructurada por centros y meses.
- Informes listos en PDF o Excel por trabajador.
- Histórico disponible de los últimos 4 años.
3. Errores que casi siempre terminan en sanción
- No tener registro horario para parte de la plantilla.
- Registros completados a posteriori sin justificación.
- Horas idénticas todos los días (entrada/salida exactas).
- No distinguir horas ordinarias de extra/complementarias.
- Incoherencias entre nóminas y registros.
- No conservar datos más allá de unos meses (la ley exige 4 años).
CASO REAL – Comercio con plantilla parcial
Los registros estaban en Excel modificable y varios días tenían horas idénticas. El inspector pidió la trazabilidad y no existía. Resultado: infracción grave por falta de fiabilidad.
Los registros estaban en Excel modificable y varios días tenían horas idénticas. El inspector pidió la trazabilidad y no existía. Resultado: infracción grave por falta de fiabilidad.
4. Qué suele ocurrir el día de la inspección
✔ Entrada y explicación inicial
El inspector se identifica y explica el motivo: revisión de registro horario.
✔ Solicitud inmediata de documentación
Pide acceso inmediato a:
- Registros recientes.
- Turnos.
- Nóminas.
- Contrato de uno o dos trabajadores.
✔ Preguntas a trabajadores
Suelen preguntar directamente:
- “¿Cómo fichas tu jornada?”
- “¿Qué haces si te olvidas de fichar?”
- “¿Tu jornada coincide con lo que sale en el sistema?”
✔ Revisión de fichajes dudosos
Especial atención a:
- Turnos partidos.
- Horas extra frecuentes.
- Fichajes justo en horas en punto.
- Días sin salida registrada.
5. Cómo dejar una impresión profesional al inspector
- Tener una persona responsable que maneje el sistema.
- Mostrar los informes con claridad, sin rebuscar.
- Explicar cómo se validan cambios y cómo queda la trazabilidad.
- Disponer de registros por trabajador de forma ordenada.
6. Cómo EasyFichi te ayuda a pasar la inspección sin estrés
- Modo Inspección: acceso inmediato de solo lectura.
- Informes automáticos por trabajador, día y mes.
- Trazabilidad real de cada cambio con validación por PIN.
- Datos guardados durante 4 años.
- Cero papeles, cero Excel manipulables.