La mayoría de sanciones por registro horario NO se deben a mala fe, sino a pequeños fallos de organización. Con este checklist podrás revisar si tu empresa tiene una operativa ordenada y fiable en los aspectos técnicos y prácticos.
1. Checklist de evaluación: ¿qué exige el marco vigente?
- ☑ Registro diario de entrada y salida.
- ☑ Registro de pausas no retribuidas (conveniente para certeza del tiempo efectivo; obligatorio si el convenio lo exige).
- ☑ Registro de turnos partidos.
- ☑ Registro también para directivos, encargados y managers.
- ☑ Registros a disposición del trabajador. Resumen mensual (obligatorio en tiempo parcial y horas extra, Art. 12.4.c y 35.5 ET; recomendable siempre).
- ☑ Conservación de los datos durante 4 años.
- ☑ Acceso inmediato a los registros en caso de Inspección.
- ☑ Diferenciación entre horas ordinarias, complementarias y extra (obligatorio en tiempo parcial, Art. 12.4.c ET; recomendable siempre).
- ☑ Registro adecuado para teletrabajo.
- ☑ Política interna de registro horario entregada.
Señal de alarma:
Si no puedes descargar los registros de hace dos años en 10 segundos, tu sistema falla un requisito legal crítico.
2. Checklist técnico: ¿tu sistema ofrece garantías suficientes?
- ☑ Identificación inequívoca del trabajador (PIN, usuario, token).
- ☑ Sello de tiempo no manipulable.
- ☑ Trazabilidad completa de modificaciones.
- ☑ No permite borrar registros sin dejar rastro.
- ☑ Historial con exportación inmediata (PDF, Excel...).
- ☑ Diferencia pausas y tramos de jornada.
- ☑ Permite incidencias (olvidos, urgencias, interrupciones).
- ☑ Control proporcional de ubicación (solo en el fichaje).
- ☑ Seguridad y cifrado de datos.
Señal de alarma:
Si el sistema permite fichar sin estar identificado → NO es válido.
3. Checklist organizativo: ¿tu equipo sigue las normas?
- ☑ Todos los empleados saben cómo fichar.
- ☑ Han recibido instrucciones por escrito.
- ☑ Encargados revisan fichajes y corrigen incidencias diariamente.
- ☑ Los turnos coinciden con el registro real.
- ☑ No existen fichajes sistemáticamente idénticos día tras día.
Errores más comunes:
- Fichajes olvidados sin corregir.
- Pausas no registradas.
- Empleados que entran antes y salen después sin fichar.
- Horarios reales diferentes al cuadrante.
4. Checklist para teletrabajo
- ☑ Método de fichaje definido (móvil o navegador).
- ☑ Registro de pausas.
- ☑ Registro de interrupciones fuera de horario.
- ☑ Mecanismos para evitar fichajes desde el extranjero o lugares no autorizados.
- ☑ Control proporcional y respetuoso con la privacidad.
5. Checklist para contratos a tiempo parcial
- ☑ Registro diario siempre.
- ☑ Control de horas complementarias.
- ☑ Pacto por escrito para complementarias.
- ☑ Turnos partidos registrados.
- ☑ Pausas no retribuidas registradas.
Señal roja:
Si un parcial hace más horas de las que indica el contrato → la ley presume jornada completa.
6. Checklist para contratas y subcontratas
- ☑ Registro en cada centro cliente.
- ☑ Control puntual de ubicación (cuando sea necesario).
- ☑ Datos separados por cliente.
- ☑ Sistema que permita CAE (Coordinación Actividades Empresariales).
7. Checklist para sistemas multicentro
- ☑ Separación clara entre centros.
- ☑ Informes por centro.
- ☑ Identificación de fichajes cruzados.
8. Checklist para hostelería y comercios
- ☑ Turnos partidos registrados.
- ☑ Pausas reales reflejadas.
- ☑ Control de fichaje al inicio del turno, no al entrar al local.
9. Checklist para inspecciones (puntos que suele revisar la ITSS)
La ITSS suele revisar, entre otras cosas:
- ☑ Coherencia entre registro, nómina y cuadrante.
- ☑ Que los encargados también fichan.
- ☑ Que se conservan los datos 4 años.
- ☑ Que los registros están a disposición de los trabajadores.
- ☑ Que los datos no se modifican sin trazabilidad.
- ☑ Que el sistema no permite fichajes desde lugares imposibles.
Si aplicas todo esto, tu empresa estará mejor preparada de cara a una revisión.
10. Checklist del sistema de fichaje ideal (resumen rápido)
- ☑ App móvil + navegador + kiosko
- ☑ Trazabilidad completa
- ☑ Informes automáticos
- ☑ Histórico 4 años
- ☑ Incidencias integradas
- ☑ Exportable
- ☑ Seguro y cifrado
Cómo easyfichi ayuda a aplicar esta checklist
- Registra entrada, salida, pausas e incidencias.
- Control proporcional de ubicación en fichaje.
- Sello de tiempo oficial no modificable.
- Facilita la generación y revisión periódica de informes.
- Conservación ordenada de la información durante el plazo legal.
- Modo supervisor para encargados.
- Multiempresa y multicentro.
- Compatible con teletrabajo, hostelería, comercios y contratas.