Si estás evaluando cómo cumplir el registro horario, probablemente estés entre estas tres opciones:
- Excel y hojas de cálculo (la opción más conocida)
- App móvil o sistema digital
- Fichador físico (huella, tarjeta o PIN)
Esta comparativa analiza de forma profesional qué opción conviene en cada empresa y qué riesgos legales o técnicos existen.
1. Tabla comparativa: Excel vs App vs Fichador
| Característica | Excel | App móvil / sistema digital | Fichador físico |
|---|---|---|---|
| Legalidad | ✔ Válido, pero delicado | ✔✔ Totalmente válido | ✔✔ Válido |
| Manipulación | ❌ Alta | ✔ Baja (trazabilidad) | ✔ Baja |
| Trazabilidad | ❌ No existe | ✔✔ Completa | ✔ Parcial |
| Coste inicial | 0 € | Bajo / mensual | Alto (300–900 €) |
| Coste mantenimiento | Elevado (tiempo de RRHH) | Bajo | Medio |
| Teletrabajo | ❌ No apto | ✔✔ Perfecto | ❌ No apto |
| Multicentro | ❌ Difícil | ✔✔ Excelente | ✔ Solo si hay un fichador por centro |
| Incidencias | ❌ Manual | ✔ Integradas | ❌ Limitadas |
| Sanciones | Alto riesgo | Bajo riesgo | Bajo/medio riesgo |
2. Opción 1 — Excel (hojas de cálculo)
Excel es la opción más común entre pequeñas empresas, pero también la que más problemas genera en una Inspección.
Ventajas
- Gratuito
- Fácil de entender
- No requiere instalación
Inconvenientes
- Altísima manipulación posible
- No hay trazabilidad
- Ficheros duplicados → versiones distintas
- No sirve para teletrabajo
- Correcciones manuales constantes
- Errores por falta de supervisión
- Muy difícil de mantener 4 años de registros
- No guarda pausas ni incidencias correctamente
Riesgo:
Inspección rechaza habitualmente Excel si detecta manipulación o falta de trazabilidad.
3. Opción 2 — App móvil o sistema digital
Es la opción más recomendada por Inspección y por asesores laborales.
Ventajas
- Sello de tiempo fiable
- Trazabilidad completa
- Incidencias integradas
- Histórico automático 4 años
- Ideal para teletrabajo y multicentro
- Muy difícil de manipular
- Compatible con móviles, PC y kiosko
- Entrega automática del resumen mensual
Inconvenientes
- Coste mensual (aunque bajo)
- Requiere implantación inicial
Cuándo elegir esta opción
- Empresas con más de 5 empleados
- Teletrabajo
- Multicentro o contratas
- Hostelería y comercios
- ETT o multiservicios
- Empresas con supervisores
Recomendación:
Es la opción más equilibrada en coste, legalidad y facilidad de uso.
4. Opción 3 — Fichador físico (huella, tarjeta o PIN)
El fichador físico funciona bien cuando todos los empleados trabajan en un único centro.
Ventajas
- Fiable en presencia física
- Fácil de entender por el personal
- No depende de móviles
- Control presencial muy claro
Inconvenientes
- Coste inicial elevado
- Necesidad de mantenimiento
- No válido para teletrabajo
- No válido para multiservicios
- Las tarjetas pueden intercambiarse
- Biometría: restricciones legales
Importante:
La biometría (huella) requiere una base jurídica muy estricta según la AEPD.
5. Comparativa por tipos de empresa
🔹 Hostelería
- Excel → ❌ Mala opción
- App → ✔✔ Ideal (turnos partidos + supervisores)
- Fichador → ✔ Si hay un único local
🔹 Comercios
- Excel → ❌
- App → ✔✔ Perfecto
- Fichador → ✔ En tiendas grandes
🔹 Oficinas
- Excel → ✔/❌ Riesgo alto
- App → ✔✔ Ideal (navegador + móvil)
- Fichador → ✔ Si todos trabajan en el centro
🔹 Teletrabajo
- Excel → ❌
- App → ✔✔ Única opción viable
- Fichador → ❌
🔹 Contratas y multicentro
- Excel → ❌ Imposible
- App → ✔✔ Requisito imprescindible
- Fichador → ❌ No se puede instalar en cada cliente
🔹 Empresas pequeñas (1–5 empleados)
- Excel → ✔ Válido pero riesgo
- App → ✔✔ Mejor opción
- Fichador → ❌ Coste demasiado alto
6. Comparativa de coste real
| Concepto | Excel | App | Fichador |
|---|---|---|---|
| Coste inicial | 0 € | 0–50 € | 300–900 € |
| Coste anual | Alto (tiempo RRHH) | Bajo (suscripción) | Medio (mantenimiento) |
| Coste oculto | Muy alto (errores + sanciones) | Bajo | Medio |
7. Riesgo legal comparado
Excel → riesgo alto
Suele carecer de trazabilidad, pausas, registros correctos y supervisión.
App → riesgo bajo
Trazabilidad + datos seguros + registros automáticos.
Fichador → riesgo medio
Puede haber robos de tarjeta, fallos de hardware o ausencia de incidencias.
8. Conclusión: ¿qué sistema elegir?
✔ Empresa con teletrabajo → App ✔ Empresa con encargados → App ✔ Empresa con varios centros → App ✔ Empresa pequeña → App o Excel con riesgo ✔ Empresa con un único local → Fichador o App ✔ Contratas → App ✔ Hostelería/comercio → App ✔ ETT → App ✔ Empresas sin perfiles digitales → Fichador o App + kiosko
Conclusión global:
La App es la opción más equilibrada en coste, legalidad y fiabilidad.
9. Por qué EasyFichi supera a las tres opciones
- Fichaje por móvil, PC o kiosko
- Trazabilidad completa
- Histórico 4 años
- Incidencias integradas
- Turnos partidos automáticos
- Control puntual de ubicación solo en el fichaje
- Multiempresa y multicentro
- PDF mensual automático