Elegir un sistema de registro horario es solo el primer paso. Lo realmente difícil es implantarlo correctamente dentro de la empresa: comunicarlo, formar al equipo, coordinar centros, definir pausas, integrar turnos, evitar errores...
1. Fase 1 — Preparación interna
Antes de activar ningún sistema, la empresa debe definir tres puntos:
✔ 1. Qué método de fichaje usarán los trabajadores
- Móvil
- Navegador (PC)
- Kiosko/PIN
- Combinación según centro o puesto
✔ 2. Qué pausas deben registrarse
- No retribuidas → se fichan
- Retribuidas → no se fichan
✔ 3. Qué roles supervisarán el sistema
- Encargado de centro
- RRHH
- Gerencia
Sin definir estos puntos, cualquier implantación será caótica.
2. Fase 2 — Comunicación a la plantilla
La ley exige que el sistema sea transparente.
La empresa debe comunicar por escrito:
- Qué sistema se va a usar
- Cómo se debe fichar
- Qué pausas deben registrarse
- Qué pasa si hay un olvido
- Quién ve los datos
- Qué política interna se aplica
3. Fase 3 — Formación (imprescindible)
La formación debe ser corta, simple y práctica, pero OBLIGATORIA.
Contenido recomendado:
- Vídeo o demostración: “Cómo fichar correctamente”
- Diferencias entre entrada, salida y pausa
- Cómo registrar interrupciones fuera de horario
- Qué hacer si el móvil falla
- Cómo reportar incidencias
4. Fase 4 — Configuración del sistema
Esta fase es técnica y depende del proveedor, pero la empresa debe asegurarse de:
- Añadir centros de trabajo
- Añadir empleados y roles
- Configurar pausas y turnos
- Activar geolocalización puntual si es necesaria
- Configurar acceso de encargados
En EasyFichi:
- Crear empresa
- Crear centros
- Invitar trabajadores
- Asignar roles
- Activar fichaje móvil, PC o kiosko
5. Fase 5 — Implantación progresiva
Para evitar saturación, lo ideal es activar el sistema en tres pasos:
✔ Semana 1 — Implantación suave
- El personal empieza a fichar
- Encargados revisan diariamente
- RRHH corrige incidencias
✔ Semana 2 — Ajustes y correcciones
- Corregir errores comunes
- Recordatorios por WhatsApp/grupo
- Reforzar la formación
✔ Semana 3 — Implementación total
- Todo el personal debe dominar el sistema
- Rol supervisor completamente activo
- Inicio del cumplimiento formal
6. Fase 6 — Control diario (la clave del éxito)
El 99% de los problemas se detectan si los encargados revisan el registro diariamente.
El encargado debe revisar cada día:
- Pausas no registradas
- Entradas tardías
- Turnos partidos mal fichados
- Horas de más
- Olvidos de fichaje
- Incidencias enviadas por trabajadores
7. Fase 7 — Auditoría mensual
Esta es la fase que marca la diferencia entre “tener registro horario” y “cumplir el registro horario”.
RRHH debe revisar cada mes:
- Informe mensual de cada trabajador
- Diferencias entre registro y nómina
- Días sin fichaje
- Horas extra y complementarias
- Descansos entre jornadas
Checklist del supervisor:
- ¿Se entregó el resumen mensual?
- ¿Hay incoherencias en fichajes?
- ¿Los horarios coinciden con el cuadrante?
8. Fase 8 — Auditoría trimestral (opcional pero muy recomendable)
RRHH o gerencia debe revisar:
- Si hay patrones sospechosos
- Si empleados siempre fichan igual (exacto a la misma hora)
- Si faltan datos de meses anteriores
- Si hay centros sin supervisión activa
9. Implantar registro horario en teletrabajo
Si existe teletrabajo, la implantación requiere pasos adicionales:
- Elegir método (PC o móvil)
- Formación adicional
- Cómo registrar interrupciones fuera de horario
- Control puntual de ubicación
- Normas de desconexión digital
10. Implantar registro horario en hostelería y comercios
Requisitos típicos:
- Turnos partidos
- Kiosko o PIN
- Pausas cortas frecuentes
- Personal rotativo
11. Implantar registro horario en contratas y multicentro
Para empresas que se mueven entre centros:
- Móvil obligatorio
- Control puntual de ubicación
- Datos separados por centro
- Fichajes vinculados a CAE
12. Problemas más comunes en la implantación (y cómo evitarlos)
- Empleados que se olvidan de fichar → formación y recordatorios
- Supervisores que no revisan → roles claros
- Diferencias entre cuadrante y fichajes → auditoría semanal
- Trabajadores que entran antes de hora → procedimientos claros
- Teletrabajo mal configurado → control puntual de ubicación
13. Cómo EasyFichi facilita la implantación
- Alta de empresa en 1 minuto
- Centros, roles y empleados en 3 clics
- Fichaje por móvil, PC o kiosko
- Turnos partidos automáticos
- Registro de incidencias
- Informe mensual obligatorio generado automáticamente
- Panel simple para encargados
- Trazabilidad completa
- Histórico 4 años
Con una buena implantación, el registro horario deja de ser un problema y se convierte en una herramienta de organización.