El registro de jornada no es un formulario, ni un Excel, ni un sistema de fichaje concreto. Es una obligación legal destinada a garantizar que la empresa recoge la jornada diaria efectiva que realiza cada persona trabajadora.
1. Qué entiende la ley por “registro de jornada”
La definición no aparece en una frase literal, sino en varios textos legales que, leídos conjuntamente, permiten entender qué exige exactamente la norma.
El registro de jornada es la anotación obligatoria del:
- inicio de la jornada diaria,
- finalización de esa jornada,
- y, por consecuencia, el cómputo del tiempo de trabajo efectivo realizado cada día.
Tiene que ser real (no teórico), diario e independiente del contrato o de los turnos establecidos.
2. Finalidad jurídica del registro de jornada
El objetivo del registro no es administrativo, sino de protección laboral. Sirve para:
- Verificar que se respetan los límites de jornada del Estatuto de los Trabajadores.
- Controlar la realización de horas extraordinarias.
- Garantizar los descansos diarios y semanales.
- Prevenir prolongaciones de jornada no declaradas.
- Aportar una prueba clara en caso de conflicto o inspección.
Por eso la ley exige que sea un registro objetivo, fiable y accesible.
3. Qué debe incluir, según la ley
Aunque el formato es libre, el registro debe reflejar siempre:
- Identificación del trabajador.
- Fecha concreta.
- Hora de inicio de la jornada.
- Hora de finalización de la jornada.
A partir de ahí, puede complementarse con pausas, incidencias o ubicación del fichaje, pero lo esencial son esos cuatro elementos.
4. Diferencia entre registro de jornada y horario laboral
No hay que confundirlos:
- El horario laboral es la previsión teórica: turnos, cuadrantes, planificación.
- El registro de jornada es la realidad diaria: lo que el trabajador realmente ha trabajado.
La Inspección de Trabajo comparará ambos si existe duda de horas extraordinarias o incumplimiento de descansos.
5. Quién debe llevar el registro de jornada
La obligación recae sobre la empresa, independientemente del sector o del tipo de contrato. Afecta a:
- Personas con jornada completa.
- Personas a tiempo parcial.
- Plantillas rotativas.
- Teletrabajo.
- Centros múltiples.
La empresa no puede delegar la responsabilidad legal del registro en el trabajador.
6. Qué no es un registro de jornada
Para evitar confusiones, es importante aclarar que NO se consideran registros válidos:
- El horario del contrato.
- Un cuadrante semanal sin horas reales.
- Una hoja firmada sin detalle diario.
- Un Excel sin fechas concretas o con horas idénticas todos los días.
- Un certificado genérico de jornada.
Todos estos documentos pueden complementar el registro, pero no lo sustituyen.
7. Relación con otras obligaciones legales
El registro de jornada se conecta directamente con otras normas como:
- El control de horas extra (cuyo límite debe respetarse).
- La conservación del registro durante cuatro años.
- La exigencia de accesibilidad inmediata para la Inspección.
- La obligación de tener un sistema fiable y verificable.
Para profundizar en este punto, puedes leer:
8. Quién puede acceder al registro
La ley prevé que puedan acceder:
- La Inspección de Trabajo, sin dilaciones.
- La persona trabajadora, respecto a sus propios datos.
- Los representantes legales de los trabajadores, en los términos regulados.
La empresa debe garantizar que los registros están disponibles de forma rápida y comprensible.
9. Qué papel juega EasyFichi en el cumplimiento de esta obligación
Aunque el registro puede hacerse por distintos medios, EasyFichi está diseñado para:
- Reflejar cada fichaje de entrada y salida en tiempo real.
- Conservar el histórico durante el plazo legal.
- Permitir al trabajador consultar y validar sus horas.
- Generar informes claros para inspecciones o auditorías.
No se trata solo de registrar: se trata de garantizar la fiabilidad y trazabilidad que exige la normativa.