Mucho se habla de que “hay que fichar”, pero casi nunca se explica qué requisitos técnicos debe cumplir un sistema de registro horario para que el registro sea válido, fiable y legal.
1. Qué exige la ley (pero explicado en lenguaje técnico)
La normativa aplicable es:
- Estatuto de los Trabajadores (art. 34.9)
- RDL 8/2019
- LOPDGDD + RGPD
- LPRL (riesgos psicosociales)
La ley no dice “usa un software X”, pero sí define requisitos que solo un sistema técnico sólido puede cumplir.
El sistema debe garantizar:
- Fiabilidad: sin posibilidad de manipulación fácil.
- Integridad: los datos no pueden borrarse sin dejar rastro.
- Trazabilidad: debe saberse quién hace qué.
- Conservación de 4 años.
- Transparencia para el trabajador.
- Acceso inmediato para la Inspección.
- Diferenciación de horas ordinarias, complementarias y extra.
2. Requisitos técnicos imprescindibles que debe cumplir el sistema
Aquí entramos en la parte realmente importante (y desconocida por la mayoría de PYMES).
✔ 1. Identificación inequívoca del trabajador
Puede hacerse por:
- PIN personal
- Usuario/contraseña
- Token seguro
- Dispositivo personal autorizado
✔ 2. Registro de fecha y hora con sello de tiempo
Cada entrada y salida debe tener un sello temporal no editable. Si se usa móvil o navegador, el servidor debe registrar la hora oficial.
✔ 3. Trazabilidad de modificaciones
- Quién modificó
- Qué modificó
- Cuándo
- Motivo de la modificación
La Inspección revisa esto EN PROFUNDIDAD.
✔ 4. Bloqueo frente a manipulación
El sistema debe impedir:
- Modificar manualmente horas sin permiso.
- Fichajes duplicados.
- Fichajes retroactivos sin autorización.
- Gestores que editan registros sin dejar rastro técnico.
✔ 5. Registro de pausas
Debe permitir registrar:
- Pausas no retribuidas
- Turnos partidos
- Interrupciones
- Trabajo fuera de jornada
✔ 6. Control de incidencias
El sistema debe permitir reportar:
- Olvido de fichaje
- Error técnico
- Interrupción de jornada
- Trabajo fuera de horario
✔ 7. Informe mensual obligatorio
El sistema debe ser capaz de generar un informe mensual con:
- Horas ordinarias
- Horas complementarias
- Horas extra
- Pausas
- Turnos partidos
- Incidencias
✔ 8. Exportabilidad (PDF, CSV…)
La empresa y el trabajador deben poder descargarlo fácilmente.
✔ 9. Acceso inmediato a 4 años de histórico
✔ 10. Copias de seguridad y redundancia
El sistema debe garantizar que los datos:
- No se pierden
- No se corrompen
- No se pueden alterar externamente
✔ 11. Protección frente a fichajes falsos
- Control de device-ID
- Geolocalización puntual (solo en el momento del fichaje)
- Bloqueo de VPN/proxies sospechosos
✔ 12. Roles y permisos
Debe permitir diferenciar:
- Trabajador
- Encargado de centro
- RRHH
- Administrador
3. Requisitos legales y técnicos según la Inspección de Trabajo (esto casi nadie lo sabe)
La ITSS revisa cinco aspectos técnicos muy concretos:
✔ A. Coherencia entre cuadrante, registro y nómina
Si no coinciden → acta de infracción.
✔ B. Invariabilidad del registro
Inspección pide ver si:
- los registros se han modificado,
- hay inconsistencias horarias,
- hay fichajes idénticos día tras día.
✔ C. Trazabilidad efectiva
El sistema debe registrar quién tocó cada dato.
✔ D. Ubicación del fichaje (cuando es relevante)
Si un trabajador debe estar en un centro concreto y ficha desde otro → sanción.
✔ E. Acceso inmediato
Un error muy común: “El sistema no permite exportar los datos del mes pasado”. → Acta inmediata.
4. Requisitos técnicos de RGPD y LOPDGDD
✔ 1. Minimización de datos
No se puede recopilar más información de la necesaria.
✔ 2. Información clara al trabajador
✔ 3. Seguridad técnica
- Cifrado en tránsito y en reposo
- Control de accesos
- Logs de auditoría
- Backups automáticos
✔ 4. No se permite monitorización ilegal
- No rastreo continuo del trabajador
- No grabación sin consentimiento
- No análisis de productividad en segundo plano
5. Qué NO debe hacer nunca un sistema de registro horario
- Borrar horas sin dejar trazabilidad
- Permitir fichajes retroactivos sin autorización
- Modificar registros sin rastro técnico
- Geolocalizar 24/7 al trabajador
- Permitir fichar sin identificar al usuario
- No registrar pausas no retribuidas
- No diferenciar horas extra
- Hacer resúmenes manuales “a ojo”
6. Requisitos recomendados para empresas con más complejidad
✔ Multicentro
- Separación por centros
- Informes individualizados
- Control de fichajes cruzados
✔ Teletrabajo
- Fichaje móvil + PC
- Registro de interrupciones
- Control puntual de ubicación
✔ Contratas y ETT
- Control de entrada en cada centro cliente
- Registro de incidencias para CAE
- Informes separables por cliente
7. Cómo EasyFichi cumple y supera todos los requisitos técnicos
- Sello temporal fiable en servidor
- Trazabilidad completa de modificaciones
- Datos inalterables sin registro
- Geolocalización puntual opcional
- Informe mensual automático
- Incidencias estructuradas
- Histórico 4 años accesible instantáneamente
- Cifrado de datos
- Seguridad y auditorías internas
- Multiempresa y multicentro
Es uno de los sistemas más transparentes y técnicamente sólidos para cumplir con la ley.