La obligación de llevar registro horario no se limita a “tener algún documento con horas”. La empresa debe conservar una serie de datos mínimos durante un tiempo concreto y poder mostrarlos a la Inspección de Trabajo y a la propia plantilla cuando los soliciten.
1. Qué entiende la normativa por “registro horario”
La base está en el Estatuto de los Trabajadores, tras la reforma que introdujo el registro de jornada diaria, y en la normativa sancionadora que lo encuadra como obligación grave cuando no se cumple.
A partir de ahí, pueden entrar en juego:
- El propio Estatuto de los Trabajadores.
- El Real Decreto-ley 8/2019, que refuerza la obligación de registro.
- La LISOS (régimen de infracciones y sanciones).
- El convenio colectivo aplicable.
Si quieres una definición estrictamente jurídica de “registro de jornada”, te puede interesar el artículo: Art. 2: qué es el registro de jornada según la ley. Aquí nos centraremos en qué datos debe guardar la empresa para que ese registro sea útil y válido.
2. Datos mínimos que debe contener el registro horario
No existe un único formato obligatorio, pero sí un contenido mínimo que permita saber cuál ha sido la jornada real de cada persona trabajadora. Como mínimo, el registro debe reflejar:
- Identificación de la persona trabajadora (nombre y apellidos, o código unívoco).
- Fecha de la jornada correspondiente.
- Hora de inicio de la jornada diaria.
- Hora de finalización de la jornada diaria.
- Tiempo total de trabajo efectivo de ese día.
Además, en muchos casos es recomendable —y en algunos convenios, obligatorio— conservar también:
- Referencia al centro de trabajo o lugar donde se ha prestado el servicio.
- Información sobre pausas no retribuidas que no computan como trabajo.
- Marcaje de horas extraordinarias y horas complementarias.
- Notas o incidencias (olvidos de fichaje, ajustes manuales, etc.).
- Registro de validación o conformidad por parte del trabajador (firma, PIN, aceptación digital…).
3. Cómo debe organizarse esa información
No basta con acumular fichajes sin orden. Es importante que los datos se puedan localizar por:
- Trabajador.
- Centro de trabajo (si hay varios).
- Periodo de tiempo (mes, trimestre, año).
Lo habitual es organizar el registro por meses y por persona, de forma que en una inspección se pueda entregar:
- El registro diario de un trabajador concreto durante los meses que pida el inspector.
- Un resumen mensual de horas ordinarias, extra y complementarias.
- En su caso, los documentos de firma o conformidad mensual de la persona trabajadora.
4. Durante cuánto tiempo deben conservarse los registros
La empresa debe conservar los registros de jornada durante, al menos, cuatro años. Durante ese tiempo, deben estar a disposición:
- De la Inspección de Trabajo, cuando los solicite.
- De las propias personas trabajadoras, si piden revisar sus horas.
- De los representantes legales de los trabajadores, cuando proceda.
El régimen sancionador tiene en cuenta no solo que se lleve el registro, sino que se conserve de forma que pueda ser comprobado dentro del plazo legal. Si los registros desaparecen antes de tiempo, es como si nunca se hubieran llevado.
5. Formatos en los que puede conservarse la información
La normativa no impone un formato único. Se admiten:
- Soportes en papel (hojas firmadas, partes diarios, etc.).
- Hojas de cálculo (Excel u otros formatos similares).
- Sistemas de fichaje con extracción posterior del registro.
- Aplicaciones y software en la nube diseñados para el registro horario.
Lo importante es que el formato elegido permita:
- Leer y entender fácilmente qué ha trabajado cada persona.
- Conservar la información sin manipulación durante el plazo legal.
- Extraer informes por trabajador y periodo sin esfuerzo desproporcionado.
6. Quién puede acceder a los datos del registro horario
El registro horario no es un documento secreto, pero tampoco es un archivo público. En general, pueden acceder:
- La Inspección de Trabajo, cuando lo solicite.
- Cada persona trabajadora, respecto a sus propios datos.
- Los representantes legales de los trabajadores, en los términos previstos por la normativa.
- Las personas dentro de la empresa que, por sus funciones, necesitan tratar esos datos (RRHH, dirección, asesoría externa…).
No es necesario entregar los registros completos a toda la plantilla, pero sí que cada persona pueda conocer el detalle de su jornada cuando lo solicite o en los resúmenes periódicos que se acuerden.
7. Registro horario y protección de datos (RGPD)
El registro horario contiene datos personales (nombre, identificación, horarios, centros de trabajo…), por lo que debe cumplir también con la normativa de protección de datos. En la práctica, esto implica:
- Informar a la persona trabajadora de que esos datos se recogen para cumplir una obligación legal.
- Limitar el acceso a quienes realmente necesitan tratar la información.
- Aplicar medidas de seguridad (contraseñas, control de accesos, copias de seguridad…).
- No conservar los datos más allá de lo necesario para la finalidad legal y probatoria.
El sistema que uses (papel, Excel, software…) debe adaptarse a esa doble exigencia: laboral y de protección de datos.
8. Errores habituales en la conservación de los datos
- Guardar los registros en carpetas sin identificar, difíciles de localizar.
- Mezclar en un mismo archivo datos de años distintos sin orden.
- No poder reconstruir qué pasó un día concreto por falta de detalle.
- Perder parte del histórico al cambiar de sistema (por ejemplo, al pasar de papel a digital).
- No documentar cómo se corrigen los errores de fichaje.
Estos fallos no siempre implican sanción automática, pero sí dificultan la defensa de la empresa ante una inspección o ante una reclamación individual.
9. Cómo facilita EasyFichi la conservación correcta del registro
EasyFichi está pensado para que la conservación de los datos del registro horario no dependa de carpetas en papel ni de Excels dispersos:
- Registra de forma estructurada quién fichó, cuándo y dónde.
- Permite obtener informes por trabajador, centro y periodo.
- Conserva el histórico durante el plazo legal.
- Incluye trazabilidad de cambios y validación por parte del trabajador.
- Reduce el riesgo de pérdida de información por fallos humanos.
De esta forma, el registro deja de ser un conjunto de papeles difíciles de manejar y pasa a ser una pieza clara de tu defensa ante cualquier inspección o reclamación.