El Real Decreto-ley 8/2019 es la norma que convirtió el registro horario en una obligación legal para todas las empresas en España. A pesar de que lleva años en vigor, todavía existen dudas sobre qué conviene cubrir, qué debe registrar la empresa, cómo debe conservar los datos y qué sanciones existen.
1. Contexto: por qué se aprobó el RDL 8/2019
El Decreto surgió para combatir:
- Horas extra no declaradas
- Fraude en contratos parciales
- Diferencias entre jornada real y jornada contractual
- Falta de control en sectores como comercio y hostelería
El objetivo: transparencia laboral y protección del trabajador.
2. Qué conviene cubrir según el RDL 8/2019
✔ 1. Registro obligatorio de la jornada diaria
Debe registrarse:
- Hora de inicio de la jornada
- Hora de finalización de la jornada
✔ 2. Registro para la generalidad de los trabajadores
Con carácter general, aplica a:
- Fijos
- Temporales
- Tiempo parcial
- Prácticas
- Teletrabajo
- Directivos intermedios y responsables
✔ 3. Conservación durante 4 años
Debe garantizarse:
- Integridad del dato
- No manipulación
- Acceso inmediato
✔ 4. Acceso del trabajador a sus registros
Los registros deben estar a disposición de los trabajadores y sus representantes legales. En contratos a tiempo parcial y para el control de horas extraordinarias, la normativa sí prevé la entrega de un resumen. El proyecto de nuevo reglamento contemplaba además la entrega de un resumen junto con el recibo salarial, pero esa obligación no está vigente con carácter general.
✔ 5. Acceso de la Inspección de Trabajo
Los registros deben estar en el centro de trabajo o ser accesibles desde él de forma inmediata. El proyecto de nuevo reglamento preveía además acceso remoto y presencial en cualquier momento.
✔ 6. Transparencia e invariabilidad
Los registros no pueden modificarse sin trazabilidad.
3. Qué debe registrar la empresa (y qué no)
| Debe registrar | No debe registrar |
|---|---|
| Hora real de entrada | Productividad |
| Hora real de salida | Geolocalización continua |
| Pausas no retribuidas | Datos excesivos del trabajador |
| Turnos partidos | Valoraciones de rendimiento |
| Incidencias justificadas | Control horario fuera del trabajo |
El registro es horario, no un control de actividad.
4. Cómo debe ser el registro para que sea legal
✔ 1. Debe ser fiable y verificable
La empresa debe poder demostrar que:
- Los datos no se manipulan
- Hay trazabilidad de modificaciones
- No se borran registros sin dejar rastro
✔ 2. Debe ser accesible para trabajador e Inspección
Un Excel perdido en un ordenador NO es válido.
✔ 3. Debe diferenciar horas ordinarias, complementarias y extra (obligatorio en tiempo parcial, Art. 12.4.c ET; recomendable siempre)
✔ 4. Debe respetar RGPD
- No se pueden usar sistemas excesivamente intrusivos
- Debe haber información clara al trabajador
- Debe respetarse la minimización de datos
5. Dudas frecuentes (resueltas de forma oficial)
¿El trabajador puede ver los registros de otros?
No. Solo puede acceder a los suyos.
¿El registro puede ser en papel?
Sí, pero no recomendable (manipulable).
¿Es obligatorio fichar pausas?
La ley vigente obliga a registrar inicio y fin de jornada. Respecto a pausas, la guía del Ministerio indica que es conveniente registrarlas cuando sea necesario para dar certeza al tiempo de trabajo efectivo, especialmente si no están claras por convenio o contrato. El proyecto de nuevo reglamento preveía un contenido mínimo más amplio que incluía expresamente las pausas.
¿Es obligatorio que la empresa entregue el resumen mensual?
La obligación vigente es que los registros estén a disposición de los trabajadores. La entrega activa de un resumen mensual está prevista en el régimen de horas extraordinarias y en tiempo parcial. El proyecto de nuevo reglamento contemplaba la entrega de un resumen junto con el recibo salarial, pero esa obligación general no está vigente todavía.
¿Sirve un Excel?
Sí, pero con MUCHOS riesgos legales.
¿Se puede fichar con móvil?
Sí. Es totalmente legal.
¿Se puede usar biometría (huella)?
Solo si se cumplen requisitos estrictos de la AEPD.
6. Qué verifica la Inspección cuando revisa el RDL 8/2019
Los inspectores revisan sobre todo:
- Coherencia entre registro, nómina y cuadrante
- Diferencias sospechosas en horarios
- Ausencias de registro
- Pausas no registradas cuando son relevantes para el cálculo
- Registros no accesibles para trabajadores o representantes
- Registro manual o manipulable
- Jornadas excesivas o turnos ilegales
- Registros siempre idénticos
7. Sanciones previstas por el RDL 8/2019
| Tipo de infracción | Sanción |
|---|---|
| No registrar la jornada | 751 € — 7.500 € |
| Datos manipulados o incompletos | 751 € — 7.500 € |
| No facilitar acceso a los registros | 751 € — 7.500 € |
| No conservar 4 años | 751 € — 7.500 € |
8. Qué NO permite el RDL 8/2019
- Borrar registros
- Modificar sin trazabilidad
- Registrar horarios irreales
- Usar fichajes ficticios
- Fichar por otro trabajador
- Negar el acceso a los registros a trabajadores o representantes
9. Cómo cumplir fácil el RDL 8/2019 con easyfichi
- Fichaje por móvil, PC o kiosko
- Trazabilidad completa
- Histórico 4 años
- Informe mensual automático
- Registro de pausas y turnos partidos
- Control proporcional de ubicación
- Multiempresa y multicentro