El Real Decreto-ley 8/2019 es la norma que convirtió el registro horario en una obligación legal para todas las empresas en España. A pesar de que lleva años en vigor, todavía existen dudas sobre qué exige exactamente, qué debe registrar la empresa, cómo debe conservar los datos y qué sanciones existen.
1. Contexto: por qué se aprobó el RDL 8/2019
El Decreto surgió para combatir:
- Horas extra no declaradas
- Fraude en contratos parciales
- Diferencias entre jornada real y jornada contractual
- Falta de control en sectores como comercio y hostelería
El objetivo: transparencia laboral y protección del trabajador.
2. Qué exige exactamente el RDL 8/2019
✔ 1. Registro obligatorio de la jornada diaria
Debe registrarse:
- Hora de inicio de la jornada
- Hora de finalización de la jornada
✔ 2. Registro para TODOS los trabajadores
Sin excepción:
- Fijos
- Temporales
- Tiempo parcial
- Prácticas
- Teletrabajo
- Directivos intermedios y responsables
✔ 3. Conservación durante 4 años
Debe garantizarse:
- Integridad del dato
- No manipulación
- Acceso inmediato
✔ 4. Acceso del trabajador a sus registros
Debe entregarse el resumen mensual cada mes.
✔ 5. Acceso inmediato a la Inspección
Debe entregarse en el acto o en horas si lo pide el inspector.
✔ 6. Transparencia e invariabilidad
Los registros no pueden modificarse sin trazabilidad.
3. Qué debe registrar la empresa (y qué no)
| Debe registrar | No debe registrar |
|---|---|
| Hora real de entrada | Productividad |
| Hora real de salida | Geolocalización continua |
| Pausas no retribuidas | Datos excesivos del trabajador |
| Turnos partidos | Valoraciones de rendimiento |
| Incidencias justificadas | Control horario fuera del trabajo |
El registro es horario, no un control de actividad.
4. Cómo debe ser el registro para que sea legal
✔ 1. Debe ser fiable y verificable
La empresa debe poder demostrar que:
- Los datos no se manipulan
- Hay trazabilidad de modificaciones
- No se borran registros sin dejar rastro
✔ 2. Debe ser accesible para trabajador e Inspección
Un Excel perdido en un ordenador NO es válido.
✔ 3. Debe diferenciar horas ordinarias, complementarias y extra
✔ 4. Debe respetar RGPD
- No se pueden usar sistemas excesivamente intrusivos
- Debe haber información clara al trabajador
- Debe respetarse la minimización de datos
5. Dudas frecuentes (resueltas de forma oficial)
¿El trabajador puede ver los registros de otros?
No. Solo puede acceder a los suyos.
¿El registro puede ser en papel?
Sí, pero no recomendable (manipulable).
¿Es obligatorio fichar pausas?
Solo las no retribuidas.
¿Es obligatorio que la empresa entregue el resumen mensual?
Sí. Es obligatorio.
¿Sirve un Excel?
Sí, pero con MUCHOS riesgos legales.
¿Se puede fichar con móvil?
Sí. Es totalmente legal.
¿Se puede usar biometría (huella)?
Solo si se cumplen requisitos estrictos de la AEPD.
6. Qué verifica la Inspección cuando revisa el RDL 8/2019
Los inspectores revisan sobre todo:
- Coherencia entre registro, nómina y cuadrante
- Diferencias sospechosas en horarios
- Ausencias de registro
- Pausas no registradas
- No entrega del resumen mensual
- Registro manual o manipulable
- Jornadas excesivas o turnos ilegales
- Registros siempre idénticos
7. Sanciones previstas por el RDL 8/2019
| Tipo de infracción | Sanción |
|---|---|
| No registrar la jornada | 751 € — 7.500 € |
| Datos manipulados o incompletos | 751 € — 7.500 € |
| No entregar resumen mensual | 751 € — 7.500 € |
| No conservar 4 años | 751 € — 7.500 € |
8. Qué NO permite el RDL 8/2019
- Borrar registros
- Modificar sin trazabilidad
- Registrar horarios irreales
- Usar fichajes ficticios
- Fichar por otro trabajador
- No registrar pausas no retribuidas
- No entregar el resumen mensual
9. Cómo cumplir fácil el RDL 8/2019 con EasyFichi
- Fichaje por móvil, PC o kiosko
- Trazabilidad completa
- Histórico 4 años
- Informe mensual automático
- Registro de pausas y turnos partidos
- Control proporcional de ubicación
- Multiempresa y multicentro