Cuando se habla de multas por incumplir el registro horario, en realidad se está hablando de cómo se aplican las infracciones y sanciones previstas en la normativa laboral. El Art. 9 (dentro del esquema de infracciones en el orden social) es el que sitúa el registro horario en la categoría de infracción grave cuando no se lleva, se lleva mal o no se conserva adecuadamente.
1. Dónde encaja el Art. 9 dentro del régimen sancionador
Las sanciones en materia laboral se regulan en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), que clasifica las conductas de las empresas en leves, graves y muy graves. El registro horario se encuadra en el bloque de infracciones relacionadas con:
- Jornada de trabajo y horas extraordinarias.
- Descansos, vacaciones y límites legales de tiempo de trabajo.
- Falta de registros o de documentación obligatoria.
El Art. 9, en este contexto, identifica como infracción grave no cumplir las obligaciones de registro de jornada que marca la normativa (principalmente el Estatuto de los Trabajadores tras la reforma de 2019).
2. Qué se considera infracción grave en materia de registro horario
De forma simplificada, se tipifica como infracción grave no disponer de un registro horario que:
- Recoja la jornada diaria efectiva de la persona trabajadora.
- Permita una comprobación posterior por parte de la Inspección de Trabajo.
- Se conserve durante al menos 4 años.
- Esté disponible para la persona trabajadora y sus representantes.
No basta con un documento genérico ni con el horario teórico del contrato: lo que se exige es un registro real de la jornada efectivamente realizada, con capacidad de demostrarlo en una actuación inspectora.
· Obliga a registrar la jornada diaria de forma fiable.
· Obliga a conservar esos registros durante el plazo legal.
· Considera infracción grave la ausencia de registro, su manipulación o su destrucción anticipada.
3. Del incumplimiento formal a la infracción grave
No toda irregularidad en el registro horario tiene la misma gravedad. A grandes rasgos, podemos distinguir:
| Situación | Enfoque jurídico |
|---|---|
| Errores puntuales, olvidos aislados | Dependiendo del contexto, se pueden interpretar como defectos formales si el sistema general es adecuado. |
| Ausencia total de registro o registros genéricos | Se asocia al supuesto de infracción grave, al no poder demostrar la jornada real. |
| Registros manipulados o reescritos sin control | Se aproxima al ámbito de la falsedad en documentación o a un incumplimiento deliberado. |
| No conservación durante 4 años | También se puede encajar como infracción grave: se frustra la función de control y prueba de la normativa. |
En la práctica, la Inspección de Trabajo suele valorar el conjunto de circunstancias: tamaño de la empresa, reincidencia, medidas de corrección, coherencia con nóminas y la claridad del sistema de registro utilizado.
4. Conservación y accesibilidad del registro: un punto clave del Art. 9
Uno de los elementos que más se vinculan al régimen sancionador es la obligación de conservar los registros y de ponerlos a disposición de la Inspección. Jurídicamente, eso se traduce en dos exigencias claras:
- Guardar los registros de jornada durante cuatro años.
- Poder mostrarlos en un plazo breve y en formato comprensible.
El Art. 9 no se limita a sancionar la inexistencia de registro, sino también aquellas situaciones en las que, a efectos prácticos, el registro es inutilizable (por estar disperso, incompleto o no accesible).
5. Papel de la Inspección de Trabajo al aplicar el Art. 9
La Inspección no se limita a comprobar si hay o no un documento: interpreta el Art. 9 en conexión con:
- La regulación de jornada en el Estatuto de los Trabajadores.
- Los convenios colectivos aplicables.
- La existencia de horas extra no declaradas.
- El respeto de los descansos y límites máximos de jornada.
Desde el punto de vista jurídico, lo que se evalúa es si el sistema de registro horario cumple la función de garantía que la normativa persigue: controlar que no haya abuso de jornada ni horas extra no compensadas.
6. Cómo encajar Art. 9, multas y práctica diaria
El Art. 9 proporciona el marco legal que permite sancionar el incumplimiento, pero la cuantía concreta de las multas y los ejemplos prácticos se entienden mejor leyendo:
- Multas por incumplimiento
- Preparación ante inspección
- Responsabilidad de contratas (Art.8)
- Normativa base
La combinación de estos tres enfoques —base legal (Art. 9), importes de las sanciones y práctica inspectora— permite tener una visión completa del riesgo y de cómo minimizarlo.
7. Cómo ayuda EasyFichi a cumplir la parte legal del Art. 9
Aunque EasyFichi no sustituye al asesoramiento jurídico, sí facilita el cumplimiento material de las obligaciones que sustentan el régimen sancionador:
- Registros diarios completos y ordenados.
- Conservación segura durante 4 años.
- Acceso rápido para la Inspección y para los trabajadores.
- Trazabilidad de cambios y validación por la persona trabajadora.
De esta manera, la empresa no solo “tiene un registro”, sino que dispone de un sistema que cumple la función jurídica que el Art. 9 exige.