El registro de jornada no consiste solo en fichar. Para cumplir la ley, la empresa debe disponer de un protocolo interno que indique quién hace qué, cómo, cuándo y bajo qué normas.
- incoherencias en el registro,
- conflictos con empleados,
- problemas con Inspección,
- riesgos de fraude interno.
1. Qué es un protocolo interno de registro horario
Es un documento interno que explica cómo debe registrarse la jornada laboral en la empresa. No es obligatorio firmarlo ante la administración, pero sí:
- darlo a conocer a los trabajadores,
- integrarlo en PRL (riesgos psicosociales),
- aplicarlo de forma coherente,
- mantenerlo disponible para Inspección.
Su objetivo es simple: evitar improvisaciones y garantizar que todos fichan igual.
2. Qué debe incluir un protocolo interno (estructura completa)
Un buen protocolo debe incluir al menos estos 12 apartados:
- Objeto y finalidad del protocolo
- Ámbito de aplicación (quién debe fichar)
- Responsables de supervisión
- Descripción del sistema de fichaje
- Normas de uso del sistema
- Registro de pausas
- Registro de turnos partidos
- Registro de incidencias
- Teletrabajo y fichaje remoto
- Conservación de datos (4 años)
- Desconexión digital
- Procedimiento disciplinario
A continuación, se detalla cada uno.
3. Objeto y finalidad
La empresa debe dejar claro para qué sirve el protocolo:
- Cumplir la normativa vigente.
- Garantizar la transparencia.
- Evitar excesos de jornada no autorizados.
- Evitar conflictos laborales.
- Permitir auditorías internas.
4. Ámbito de aplicación
Debe especificarse quién está obligado a fichar:
- Fijos
- Temporales
- Parciales
- Teletrabajadores
- Prácticas
- Personal en movilidad
5. Responsables de supervisión
El protocolo debe explicar quién supervisa qué:
- Encargado o responsable de centro.
- Departamento de RR.HH.
- Gerencia.
Funciones típicas:
- Revisar fichajes diarios.
- Corregir incidencias justificadas.
- Aprobar horas extra cuando corresponda.
- Detectar olvidos recurrentes.
- Enviar reportes a la gestoría.
6. Sistema de fichaje utilizado
Debe describirse el sistema elegido:
- App móvil
- Navegador
- Kiosko con PIN
- Combinación de todos
Debe incluir:
- Cómo acceder
- Cómo identificarse
- Qué pasa si hay fallos técnicos
- Qué sistemas alternativos existen
7. Normas de uso del sistema
El protocolo debe indicar qué se considera correcto e incorrecto.
✔ Obligaciones del trabajador
- Fichar al inicio y final de su jornada.
- Registrar pausas no retribuidas.
- No permitir que otro fiche por él.
- Informar de errores o fallos técnicos.
❌ Prácticas prohibidas
- Fichajes múltiples para otros.
- Manipular la ubicación de fichaje.
- Fichar desde lugares no autorizados.
8. Registro de pausas
Las pausas se dividen en:
- Retribuidas → no se fichan
- No retribuidas → sí se fichan
El protocolo debe explicar qué tipo tiene cada centro y cómo se registra.
9. Turnos partidos
En hostelería, comercios y sectores con mucho turno partido, debe dejarse claro:
- Qué se considera jornada partida
- Cómo se registra cada bloque
- Qué normas aplican entre turnos
10. Incidencias y correcciones
El protocolo debe indicar:
- Cómo se reportan olvidos de fichaje
- Qué documentación se exige para justificar
- Quién aprueba o rechaza la incidencia
Ejemplos de incidencias:
- Olvido de fichaje
- Avería del móvil
- Trabajo fuera de jornada (interrupción)
- Error técnico del sistema
11. Teletrabajo y fichaje remoto
Si la empresa permite teletrabajo, el protocolo debe incluir:
- Qué métodos se usan (navegador, móvil)
- Normas de ubicación
- Cómo registrar interrupciones fuera de horario
- Cómo justificar incidencias
12. Conservación de datos (4 años)
El protocolo debe dejar claro que los registros:
- Se guardan 4 años
- Están accesibles para Inspección
- Están disponibles para el trabajador
- No pueden manipularse sin trazabilidad
13. Desconexión digital
Debe integrarse con la política de desconexión digital (art. 88 LOPDGDD):
- No enviar mensajes fuera de jornada
- No contactar al trabajador en descanso
- Regular urgencias empresariales
- Registrar interrupciones
14. Procedimiento disciplinario
El protocolo debe explicar las consecuencias de incumplir las normas:
- Amonestación verbal
- Apercibimiento por escrito
- Sanción por incumplimiento grave
- Falta muy grave en casos de manipulación o fraude
15. Cómo EasyFichi facilita el protocolo interno
- Registra entrada, salida y pausas
- Controla turnos partidos
- Registra interrupciones
- Genera informe mensual automático
- Permite incidencias justificadas
- Guarda todos los datos 4 años
- Ofrece panel para jefes de centro y RR.HH.
El protocolo es importante, pero lo fundamental es tener un sistema que lo haga fácil.