Desde la entrada en vigor de la normativa de registro horario, las gestorías y asesorías laborales se han convertido en el punto de referencia para que las empresas cumplan correctamente. Pero muchas asesorías se encuentran con el mismo problema: cada cliente usa un método distinto.
1. Por qué las gestorías necesitan un sistema unificado de registro horario
Los clientes de una gestoría suelen enviar los registros en formatos completamente distintos:
- Excel modificados a mano.
- Cuadrantes que no coinciden con las horas reales.
- PDFs sin firma ni validez.
- Registros incompletos o desactualizados.
- Hojas de papel escaneadas.
Esto provoca problemas reales en la asesoría:
- Pérdida de tiempo recopilando documentos.
- Riesgo de errores al calcular nóminas.
- Dificultad para justificar ante Inspección.
- Clientes que piden ayuda constante.
- Falta de uniformidad en los procedimientos.
2. Qué exige exactamente la ley a las empresas (y cómo afecta a la gestoría)
La empresa debe llevar un registro diario de:
- Hora real de entrada.
- Hora real de salida.
- Turnos partidos si existen.
- Pausas no retribuidas.
- Horas extra y complementarias.
Además, debe:
- Guardar el histórico durante 4 años.
- Entregar el resumen mensual al trabajador.
- Entregar los registros a Inspección de inmediato si los solicita.
La gestoría necesita:
- Acceso rápido y claro a las horas de cada trabajador.
- Registros verificados por el propio sistema.
- Informes mensuales completos para preparar nóminas.
- Separación clara entre horas ordinarias, complementarias y extra.
3. Qué NO debe hacer una gestoría (para no tener problemas legales)
La gestoría debe evitar estas prácticas:
- No modificar horas sin autorización de la empresa.
- No rellenar registros en nombre del trabajador.
- No inventar pausas o horas que no constan.
- No validar horas extra que no vienen reflejadas.
- No firmar registros por el cliente.
4. Cómo debe gestionar una asesoría el registro horario de sus clientes
✔ 1. Centralizar los registros
Un sistema único evita errores y permite trabajar rápido.
✔ 2. Exigir registros reales, no cuadrantes
Para nóminas: un parcial que trabaja más horas debe estar reflejado claramente. Para Inspección: un registro incoherente puede generar sanciones.
✔ 3. Automatizar la recepción de informes
El cliente no debe enviar “lo que ha podido” cada mes.
✔ 4. Tener informes separados por empresa
La asesoría debe poder alternar entre empresas sin mezclar datos.
✔ 5. Detectar incoherencias antes de hacer nómina
El sistema debe mostrar claramente:
- Horas extra.
- Horas complementarias.
- Turnos partidos.
- Incidencias.
5. Qué informes necesita una gestoría para hacer nóminas correctamente
| Informe | Utilidad |
|---|---|
| Informe mensual por trabajador | Obligatorio por ley, base para nómina. |
| Informe de horas extra | Indispensable para evitar sanciones. |
| Horas complementarias | Claves en contratos parciales. |
| Turnos partidos | Importante en hostelería y comercio. |
| Incidencias | Olvidos de fichaje, correcciones, ausencias. |
| Histórico consolidado | Útil para auditorías internas o Inspección. |
6. Cómo EasyFichi ayuda a las gestorías (B2B)
EasyFichi permite a una asesoría gestionar el registro horario de forma profesional:
- Acceso multiempresa desde un único panel.
- Recopilación automática de informes mensuales.
- Descarga directa de informes por empresa o trabajador.
- Panel limpio sin mezclas de datos entre clientes.
- Histórico 4 años siempre disponible.
- Separación clara entre:
- Horas ordinarias
- Horas complementarias
- Horas extra
- Permisos personalizados para el cliente.
- Sistema apto para hostelería, comercios, PYMES y multicentro.
7. Por qué las asesorías están integrando EasyFichi como servicio adicional
- Aumenta la calidad del servicio sin aumentar trabajo.
- Reduce errores en nómina.
- Evita gestión manual de hojas, excels o PDFs.
- Ofrece al cliente un sistema profesional y fiable.
- Refuerza la relación asesoría-cliente.
- Permite ampliar servicios sin esfuerzo.
8. Ejemplos reales de gestorías utilizando EasyFichi
✔ Gestoría laboral con 50 empresas
Acceso multiempresa + descarga mensual masiva = ahorro de tiempo cada mes.
✔ Asesoría con clientes de hostelería y comercio
Informes claros para horas extra, parciales y turnos partidos.
✔ Despacho que ofrece servicio de “control horario”
Incluye EasyFichi como parte del paquete de asesoría mensual.