El artículo 6 del RDL 8/2019 establece la obligación de conservar y facilitar el registro horario. Pero ¿quién puede pedirlo? ¿cada cuánto? ¿qué debe entregar la empresa? ¿Puede un delegado sindical ver los registros de toda la plantilla? ¿Puede un trabajador pedir sus fichajes de hace 3 años?
1. Qué dice el Artículo 6 del RDL 8/2019 (explicado fácil)
El artículo 6 obliga a la empresa a:
- Conservar el registro horario durante 4 años.
- Garantizar el acceso del trabajador a sus datos.
- Facilitarlo a la Inspección de Trabajo cuando lo solicite.
- Garantizar la integridad y trazabilidad del registro.
- Entregar cada mes el resumen de jornada al trabajador.
No especifica forma, pero sí exige que los datos sean reales, completos y no manipulables.
2. Quién puede acceder al registro horario
| Sujeto | Acceso permitido | Límites |
|---|---|---|
| Trabajador | ✔ Sus propios registros | No puede ver datos de otros |
| Empresa | ✔ Completo | Debe cumplir RGPD |
| Delegados sindicales | ✔ Información global | No acceso nominal sin base legal |
| Comité de empresa | ✔ Información general | No datos individuales |
| Inspección de Trabajo | ✔ Completo e inmediato | Ninguno |
| Asesoría laboral | ✔ Si hay encargo y contrato RGPD | Acceso limitado |
3. El trabajador: qué puede pedir exactamente
✔ Tiene derecho a:
- Su resumen mensual de jornada.
- Sus fichajes diarios.
- Sus incidencias (olvidos, pausas, interrupciones).
- Registros de hasta 4 años atrás.
✔ No tiene derecho a:
- Ver fichajes de otros trabajadores.
- Acceder a datos de turnos completos.
- Ver informes globales.
4. Delegados sindicales y comité de empresa
Aquí suele haber dudas. La ley protege la privacidad, pero también exige transparencia laboral.
✔ Pueden acceder a:
- Información global sobre cumplimiento del registro.
- Auditorías internas.
- Datos agregados.
- Incidencias genéricas.
✘ No pueden acceder a:
- Fichajes nominales de trabajadores concretos.
- Datos personales sin consentimiento o base jurídica explícita.
5. La empresa: obligaciones de conservación y entrega
✔ Obligación 1 — Conservar durante 4 años
Acceso inmediato. No vale “lo tenemos en un Excel perdido”.
✔ Obligación 2 — Entregar el resumen mensual
Debe entregarse aunque el trabajador no lo pida.
✔ Obligación 3 — Informar al trabajador
Debe incluir:
- Política interna de registro horario.
- Método de fichaje.
- Cómo solicitar sus registros.
✔ Obligación 4 — Datos íntegros y trazables
Si hay manipulaciones o inconsistencias → acta de infracción.
6. Inspección de Trabajo: acceso total e inmediato
La ITSS es el único organismo con acceso completo a todos los registros, sin límite.
Qué pide la Inspección:
- Registros de los últimos 4 años.
- Registros del mes actual y anterior.
- Cuadrantes.
- Nóminas.
- Contrato laboral.
7. RGPD y privacidad: límites del acceso
El registro horario contiene datos personales. Por tanto:
- No puede compartirse libremente.
- Debe limitarse el acceso al mínimo necesario.
- Debe protegerse con medidas de seguridad.
- Debe existir trazabilidad de accesos.
Datos sensibles incluidos en el registro horario:
- Hora de entrada y salida
- Patrones de jornada
- Tiempos de descanso
- Tareas en ciertos sectores
- Posibles dolencias (si hay muchas pausas)
8. Formatos válidos para entregar el registro
✔ Válidos:
- Excel exportado
- Informe del sistema digital
- Documento firmado digitalmente
✘ NO válidos:
- Capturas de pantalla sueltas
- Excel modificable sin trazabilidad
- Registros incompletos
- Listados no firmados
9. Plazos de entrega
| Solicitante | Plazo recomendado |
|---|---|
| Trabajador | 48–72 horas |
| Delegados sindicales | 5–10 días |
| Inspección | Inmediato o 24 horas |
10. Cómo EasyFichi facilita el acceso correcto
- Descarga del resumen mensual en un clic
- Histórico de 4 años accesible al instante
- Exportación en PDF
- Trazabilidad de modificaciones
- Permisos diferenciados por rol
- Panel seguro para delegados (sin datos nominales)