A diferencia de lo que mucha gente piensa, la Inspección de Trabajo no se centra únicamente en ver si existe un registro horario: revisa la fiabilidad, la trazabilidad, la coherencia con las nóminas y el cumplimiento del convenio.
1. Qué documentación pide en los primeros minutos
Cuando el inspector llega a un negocio, suele pedir inmediatamente:
- Registros diarios de entrada y salida por trabajador.
- Turnos y cuadrantes recientes.
- Nóminas de uno o varios empleados.
- Contratos (especialmente parciales).
- Explicación del sistema de fichaje.
No es necesario tener un despacho lleno de papeles: lo importante es poder mostrar en pocos minutos documentos claros y ordenados.
2. Qué comprueba el inspector en los registros
Estas son las comprobaciones más habituales:
✔ Coincidencia entre lo planificado y lo real
Si el cuadrante dice que alguien trabaja de 9:00 a 14:00 y en el registro aparece siempre 9:00–14:00 exacto, el inspector sospecha de registros poco fiables o completados a posteriori.
✔ Trazabilidad de cambios
Busca saber quién modificó un fichaje, cuándo y por qué. Los Excel sin control de cambios suelen considerarse no válidos.
✔ Días en blanco o fichajes incompletos
Días sin salida, sin entrada o con fichajes imposibles son indicadores de mala práctica.
✔ Horas extra no justificadas
El inspector contrasta horas extra registradas con nóminas y descansos obligatorios.
✔ Firma o validación del trabajador
No es obligatorio firmar cada día, pero sí demostrar que el trabajador puede ver sus fichajes y validarlos mensualmente o ante cambios.
3. Preguntas típicas que hace a los trabajadores
Para verificar la fiabilidad del sistema, el inspector pregunta directamente al personal:
- “¿Cómo fichas la entrada y la salida?”
- “¿Qué haces si te olvidas de fichar?”
- “¿Coincide tu jornada real con lo que muestra el registro?”
- “¿Te enseñan tus horas cada mes?”
- “¿Te quedas a veces más tiempo del que aparece?”
Las respuestas deben coincidir con lo que muestran los registros. Si hay contradicciones claras, el inspector profundiza.
4. Señales de alarma para el inspector (las más comunes)
- Entradas y salidas idénticas día tras día.
- Turnos partidos sin pausas registradas.
- Trabajadores que dicen no saber cómo se ficha.
- Horas extra frecuentes sin reflejo en nómina.
- Correcciones manuales poco justificadas.
- Registros entregados en varios formatos diferentes.
El inspector preguntó a una empleada: “¿Cómo fichas?” Ella respondió: “No fichamos, firmamos al final del mes”. Resultado: infracción grave por ausencia de registro diario.
5. Evaluación final: qué determina si habrá sanción
Tras revisar la documentación y hablar con trabajadores, el inspector se fija en tres puntos clave:
- Consistencia: registros coherentes con turnos y nóminas.
- Fiabilidad: sistema no manipulable o con trazabilidad clara.
- Accesibilidad: documentación accesible en pocos minutos.
Si alguno de estos tres pilares falla, es muy probable que exista propuesta de sanción.
6. Cómo EasyFichi ayuda a superar la inspección sin problemas
- Modo Inspección para mostrar solo lo necesario.
- Trazabilidad real de cada fichaje y corrección.
- Informes claros por trabajador y mes.
- Histórico guardado durante 4 años.
- Fichaje por PIN personal y control multi-centro.