Mucho se habla de que “hay que fichar”, pero casi nunca se explica qué aspectos técnicos conviene revisar en un sistema de registro de jornada para que el registro sea fiable, ordenado y defendible.
1. Qué conviene revisar (marco vigente en lenguaje técnico)
La normativa aplicable es:
- Estatuto de los Trabajadores (art. 34.9)
- RDL 8/2019
- LOPDGDD + RGPD
- LPRL (riesgos psicosociales)
La ley no dice “usa un software X”, pero un sistema técnico sólido facilita el cumplimiento de lo que sí se exige.
Un buen sistema de registro necesita:
- Fiabilidad: sin posibilidad de manipulación fácil.
- Integridad: los datos no pueden borrarse sin dejar rastro.
- Trazabilidad: debe saberse quién hace qué.
- Conservación de 4 años.
- Transparencia para el trabajador.
- Acceso inmediato para la Inspección.
- Diferenciación de horas ordinarias, complementarias y extra (obligatorio en tiempo parcial, Art. 12.4.c ET; recomendable siempre).
2. Aspectos técnicos especialmente recomendables
Aquí entramos en la parte que muchas PYMES desconocen y que conviene tener bien cubierta.
✔ 1. Identificación inequívoca del trabajador
Puede hacerse por:
- PIN personal
- Usuario/contraseña
- Token seguro
- Dispositivo personal autorizado
✔ 2. Registro de fecha y hora con sello de tiempo
Cada entrada y salida debe tener un sello temporal no editable. Si se usa móvil o navegador, el servidor debe registrar la hora oficial.
✔ 3. Trazabilidad de modificaciones
- Quién modificó
- Qué modificó
- Cuándo
- Motivo de la modificación
La Inspección suele prestar especial atención a este punto.
✔ 4. Bloqueo frente a manipulación
El sistema debe impedir:
- Modificar manualmente horas sin permiso.
- Fichajes duplicados.
- Fichajes retroactivos sin autorización.
- Gestores que editan registros sin dejar rastro técnico.
✔ 5. Registro de pausas (conveniente; no obligatorio con carácter general)
Es conveniente que el sistema permita registrar pausas cuando sea necesario para dar certeza al tiempo de trabajo efectivo, especialmente si el convenio lo exige:
- Pausas no retribuidas
- Turnos partidos
- Interrupciones
- Trabajo fuera de jornada
✔ 6. Control de incidencias
El sistema debe permitir reportar:
- Olvido de fichaje
- Error técnico
- Interrupción de jornada
- Trabajo fuera de horario
✔ 7. Informe mensual (obligatorio en TP y extras; recomendable siempre)
El sistema debe ser capaz de generar un informe mensual. En contratos a tiempo parcial y para el control de horas extra, la ley exige un resumen periódico (Art. 12.4.c y 35.5 ET). En todo caso, es muy recomendable incluir:
- Horas ordinarias
- Horas complementarias
- Horas extra
- Pausas
- Turnos partidos
- Incidencias
✔ 8. Exportabilidad (PDF, CSV…)
La empresa y el trabajador deben poder descargarlo fácilmente.
✔ 9. Acceso inmediato a 4 años de histórico
✔ 10. Copias de seguridad y redundancia
El sistema debe garantizar que los datos:
- No se pierden
- No se corrompen
- No se pueden alterar externamente
✔ 11. Protección frente a fichajes falsos
- Control de device-ID
- Geolocalización puntual (solo en el momento del fichaje)
- Bloqueo de VPN/proxies sospechosos
✔ 12. Roles y permisos
Debe permitir diferenciar:
- Trabajador
- Encargado de centro
- RRHH
- Administrador
3. Qué suele revisar la Inspección en el aspecto técnico
Entre otras cosas, la Inspección puede revisar estos aspectos técnicos:
✔ A. Coherencia entre cuadrante, registro y nómina
Si no coinciden, suele generar dudas y elevar la exposición sancionadora.
✔ B. Invariabilidad del registro
Es habitual que pidan comprobar si:
- los registros se han modificado,
- hay inconsistencias horarias,
- hay fichajes idénticos día tras día.
✔ C. Trazabilidad efectiva
El sistema debe registrar quién tocó cada dato.
✔ D. Ubicación del fichaje (cuando es relevante)
Si un trabajador debe estar en un centro concreto y ficha desde otro, puede generar dudas difíciles de justificar.
✔ E. Acceso inmediato
Un error muy común: “El sistema no permite exportar los datos del mes pasado”. Esto suele complicar considerablemente la revisión.
4. Aspectos de RGPD y LOPDGDD que conviene cubrir
✔ 1. Minimización de datos
No se puede recopilar más información de la necesaria.
✔ 2. Información clara al trabajador
✔ 3. Seguridad técnica
- Cifrado en tránsito y en reposo
- Control de accesos
- Logs de trazabilidad y revisión
- Backups automáticos
✔ 4. No se permite monitorización ilegal
- No rastreo continuo del trabajador
- No grabación sin consentimiento
- No análisis de productividad en segundo plano
5. Qué NO debe hacer nunca un sistema de registro horario
- Borrar horas sin dejar trazabilidad
- Permitir fichajes retroactivos sin autorización
- Modificar registros sin rastro técnico
- Geolocalizar 24/7 al trabajador
- Permitir fichar sin identificar al usuario
- No permitir registrar pausas no retribuidas (necesario para certeza del tiempo efectivo)
- No diferenciar horas extra (obligatorio en TP y extras; recomendable siempre)
- Hacer resúmenes manuales “a ojo”
6. Requisitos recomendados para empresas con más complejidad
✔ Multicentro
- Separación por centros
- Informes individualizados
- Control de fichajes cruzados
✔ Teletrabajo
- Fichaje móvil + PC
- Registro de interrupciones
- Control puntual de ubicación
✔ Contratas y ETT
- Control de entrada en cada centro cliente
- Registro de incidencias para CAE
- Informes separables por cliente
7. Cómo easyfichi cubre estos aspectos técnicos
- Sello temporal fiable en servidor
- Trazabilidad completa de modificaciones
- Datos inalterables sin registro
- Geolocalización puntual opcional
- Informe mensual automático
- Incidencias estructuradas
- Histórico 4 años accesible y ordenado para su consulta
- Cifrado de datos
- Seguridad y trazabilidad interna
- Multiempresa y multicentro
Más que blindar frente a sanciones, easyfichi ayuda a reducir desorden, errores y puntos débiles habituales en el registro de jornada.