Muchas empresas empiezan a cumplir la obligación de registro horario con una plantilla Excel. Es lógico: es una herramienta conocida, barata y fácil de adaptar. Pero no todas las hojas de cálculo sirven como prueba válida ante una Inspección de Trabajo.
1. Para qué sirve una plantilla Excel de registro horario
Una plantilla de Excel puede ser una solución razonable cuando:
- La empresa es muy pequeña (uno o pocos trabajadores).
- La jornada es bastante estable y predecible.
- No hay cambios de turno constantes ni turnos partidos complejos.
- Se trata de una solución temporal mientras se implanta un sistema mejor.
En estos escenarios, una hoja de cálculo puede ayudar a:
- Registrar manualmente entradas y salidas.
- Calcular de forma aproximada las horas trabajadas.
- Tener un documento que el trabajador pueda revisar periódicamente.
2. Columnas mínimas que debería incluir una plantilla Excel
Para acercarse a lo que la normativa exige (y sin sustituir al criterio jurídico ni a tu asesoría), una plantilla Excel de registro horario debería contener, como mínimo:
| Campo | Para qué sirve |
|---|---|
| Nombre y apellidos / Código trabajador | Identificar de forma inequívoca a la persona. |
| Centro de trabajo | Ubicar dónde se ha realizado la prestación (si hay varios centros). |
| Fecha | Saber a qué día corresponde cada registro. |
| Hora de entrada | Inicio de la jornada real (no el horario teórico). |
| Hora de salida | Final de la jornada real. |
| Pausas no retribuidas | Restar tiempos que no computan como tiempo de trabajo efectivo. |
| Horas trabajadas | Cálculo del tiempo total diario. |
| Horas extra / complementarias | Identificar cuando se supera la jornada ordinaria o parcial. |
| Incidencias / Observaciones | Registrar olvidos, regularizaciones o cambios de turno. |
A partir de ahí, se pueden añadir columnas adicionales según la casuística de cada empresa (noches, festivos, turnos especiales, etc.).
3. Cómo debe rellenarse la plantilla para que tenga sentido
Aunque el diseño sea correcto, el Excel dejará de tener valor si:
- Se rellena “a ojo” al final del mes.
- Se completan horas teóricas en lugar de reales.
- Se corrigen datos sin dejar constancia.
- El trabajador nunca ve ni valida sus horas.
Buenas prácticas básicas serían:
- Introducir los datos a diario o con la máxima proximidad temporal posible.
- Diferenciar claramente lo que es jornada ordinaria de lo que son horas extra o complementarias.
- Registrar las incidencias (olvidos de fichaje, cambios de turno, bajas…).
- Entregar o mostrar un resumen mensual al trabajador para que pueda revisarlo.
4. Ventajas reales de usar Excel como punto de partida
Antes de hablar de sus limitaciones, hay que reconocer que Excel tiene varias ventajas:
- Es barato (o ya está incluido en las herramientas de la empresa).
- Es flexible y permite adaptar columnas a cada realidad.
- Puede ser suficiente para microempresas con muy poca rotación.
- Ayuda a entender cómo debería ser el registro antes de pasar a un sistema digital más robusto.
El problema viene cuando se pretende mantener este sistema indefinidamente en empresas con más plantilla, más centros o más movilidad.
5. Riesgos técnicos de una plantilla Excel
Desde el punto de vista técnico, Excel presenta varios puntos débiles:
- Es muy fácil borrar o modificar datos sin dejar rastro.
- Las fórmulas pueden estar mal configuradas sin que nadie lo detecte.
- Puede haber varias versiones del archivo (copias en distintos ordenadores).
- Si se pierde el archivo o se corrompe, se puede perder el histórico completo.
- No hay trazabilidad clara de quién ha corregido qué ni cuándo.
A ojos de la Inspección de Trabajo, esto puede traducirse en que el sistema no resulta fiable para reconstruir la jornada real.
6. Riesgos legales de basarse solo en Excel
La normativa no prohíbe usar Excel, pero exige que el registro:
- Sea diario y refleje la jornada efectiva trabajada.
- Se conserve durante cuatro años.
- Permita un control real de jornada, horas extra y descansos.
- Sea accesible y comprensible para la Inspección y la persona trabajadora.
Si una hoja de cálculo:
- Se rellena a final de mes con datos no contrastados.
- No se conserva de forma ordenada y segura.
- Se modifica sin trazabilidad.
- No cuadra con las nóminas ni con los turnos reales.
…la empresa puede encontrarse con una infracción grave. Si te interesa este punto, puedes ampliar en: Multas por no llevar registro horario o tenerlo mal hecho y en Art. 9: sanciones por incumplir el registro horario.
7. Cuándo dejar de usar Excel y pasar a un sistema especializado
Algunos indicios de que Excel se te ha quedado corto:
- Tienes más de unos pocos trabajadores con horarios variables.
- Gestionas varios centros de trabajo.
- Empiezan a aparecer errores o dudas sobre horas extra.
- Te cuesta localizar los datos cuando te los pide la asesoría o la plantilla.
- Te preocupa perder archivos o no poder demostrar el histórico completo.
En ese punto, lo razonable es valorar un software pensado específicamente para el registro horario y la conservación del histórico.
8. Excel vs software de registro horario: comparativa rápida
| Plantilla Excel | Software especializado | |
|---|---|---|
| Coste inicial | Muy bajo | Cuota mensual o anual |
| Trazabilidad | Limitada (no hay historial de cambios por defecto) | Alta: registros y cambios trazados por usuario |
| Fiabilidad probatoria | Depende del uso y control interno | Diseñado para demostrar la jornada real y los ajustes |
| Escalabilidad | Poco cómoda a medida que crece la plantilla | Pensado para muchos trabajadores y centros |
| Acceso del trabajador | Normalmente manual (entregar hoja o PDF) | App/web para consultar fichajes y resúmenes |
| Riesgo de pérdida | Alto si no hay copias y orden | Bajo si hay copia en la nube y backups |
Excel puede ser un buen punto de partida, pero no está pensado como sistema de registro horario a largo plazo en empresas con cierto nivel de complejidad.
9. Cómo encaja aquí EasyFichi
EasyFichi no compite con tu plantilla Excel: la sustituye cuando ésta deja de ser suficiente. Está pensado para:
- Registrar fichajes de forma automática (móvil, kiosko, navegador).
- Calcular horas trabajadas, extra y complementarias.
- Conservar el histórico durante 4 años con trazabilidad.
- Generar informes listos para la Inspección de Trabajo.
- Permitir que el trabajador consulte sus horas y firme resúmenes.
Si ya has usado una plantilla Excel, cambiar a un sistema como EasyFichi suele ser sencillo: conoces los datos que necesitas y solo se trata de delegar el cálculo y la conservación en una herramienta más robusta.