La Inspección de Trabajo ha reforzado en los últimos años sus campañas para comprobar si las empresas cumplen la obligación de registrar la jornada diaria (Real Decreto-ley 8/2019). Tener un registro “a medias”, incompleto o imposible de verificar es uno de los motivos más comunes de sanción.
1. Tipos de infracciones vinculadas al registro horario
La Ley Sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) clasifica las sanciones así:
| Tipo | Descripción |
|---|---|
| Leve | Errores puntuales, defectos formales o pequeñas omisiones en la documentación. |
| Grave | Ausencia total de registro, manipulación, horas inventadas o falta de conservación. |
| Muy grave | Fraude reiterado, falsificación o vulneración grave de derechos laborales. |
2. Rangos orientativos según graduación
Aunque cada caso se valora individualmente, estos son los rangos orientativos que establece la LISOS:
| Infracción | Importe orientativo |
|---|---|
| Leve | 70 € – 750 € |
| Grave | 751 € – 7.500 € |
| Muy grave | 7.501 € en adelante |
Cuando además se detectan horas extra no pagadas, incoherencias difíciles de justificar o fraude, la exposición sancionadora puede incrementarse con recargos adicionales en Seguridad Social.
3. Errores frecuentes en empresas con registros desordenados
El cuadrante muestra horarios teóricos, pero los empleados hacen 10-11 horas reales. Al pedir el registro, solo hay firmas mensuales sin detalle diario. Resultado habitual: se considera ausencia de registro real.
El Excel permite editar sin dejar rastro. Los horarios se modifican para cuadrar horas. Suele considerarse falta de trazabilidad y manipulación.
Todos los trabajadores registran exactamente la misma hora de entrada y salida. Se percibe como un registro poco fiable, lo que eleva la exposición sancionadora.
4. Situaciones que elevan la exposición sancionadora
- No disponer de ningún sistema (ni papel ni digital).
- Mostrar solo el horario teórico en vez del real.
- Hojas firmadas sin horas concretas.
- Registros completados “a posteriori”.
- No conservar los datos durante 4 años.
- Plantillas Excel sin trazabilidad ni control de cambios.
- No distinguir entre horas ordinarias, extra y complementarias.
5. Documentación que conviene tener ordenada
Es habitual que en una revisión pidan, entre otras cosas:
- Registro diario de entrada y salida por trabajador.
- Acceso a los últimos 4 años de registros.
- Detalle de horas extra y su compensación.
- Coincidencia entre registro real y nóminas/turnos.
- Posibilidad de que el propio trabajador vea sus fichajes.
- Trazabilidad de cambios y quién los validó.
Plazo habitual para presentar documentación
En muchos casos, si el registro no está disponible al momento, la Inspección permite aportar la documentación en 24-48 horas. Si no existe o es incoherente con las nóminas, la exposición sancionadora aumenta considerablemente.
6. Cómo reducir la exposición y ordenar mejor la documentación
- Usar un sistema estable (no cambiar de método continuamente).
- Registrar la jornada real, no la teórica.
- Permitir que el trabajador consulte sus fichajes.
- Guardar los registros por trabajador y por mes de forma ordenada.
- Asegurar trazabilidad documental.
- Revisar incidencias (olvidos, fichajes manuales, etc.).
7. Cómo easyfichi ayuda a reducir desorden y puntos débiles
easyfichi está pensado para facilitar el cumplimiento del registro de jornada:
- Trazabilidad real de cada fichaje (no manipulable).
- Firma mensual del trabajador en un solo clic.
- Botón "Inspección" en la barra superior del kiosco: acceso directo a una vista limpia con los datos relevantes para una revisión.
- Histórico accesible y ordenado durante 4 años.
- Informes automáticos ordenados para su consulta.
Además, permite fichar desde móvil, kiosko, navegador y multi-centro, adaptándose a hostelería, comercios, talleres y pymes.