El artículo 6 del proyecto de Real Decreto (no aprobado) desarrolla la obligación de conservar y facilitar el registro horario que establece el Art. 34.9 ET. Pero ¿quién puede pedirlo? ¿cada cuánto? ¿qué debe entregar la empresa? ¿Puede un delegado sindical ver los registros de toda la plantilla? ¿Puede un trabajador pedir sus fichajes de hace 3 años?
1. Qué dice la ley vigente y qué prevé el proyecto de RD
La ley vigente (Art. 34.9 ET) obliga a la empresa a:
- Conservar el registro horario durante 4 años.
- Ponerlo a disposición de trabajadores, representantes legales e Inspección de Trabajo.
Además, el proyecto de RD (Art. 6, pendiente de aprobación) prevé:
- Garantizar el acceso del trabajador a sus datos de forma detallada.
- Garantizar la integridad y trazabilidad del registro.
- Tener disponible un resumen periódico de jornada para el trabajador.
La ley vigente no especifica forma, pero sí exige que los datos estén disponibles. El proyecto añadiría requisitos de integridad y acceso activo.
2. Quién puede acceder al registro horario
| Sujeto | Acceso permitido | Límites |
|---|---|---|
| Trabajador | ✔ Sus propios registros | No puede ver datos de otros |
| Empresa | ✔ Completo | Debe cumplir RGPD |
| Delegados sindicales | ✔ Información global | No acceso nominal sin base legal |
| Comité de empresa | ✔ Información general | No datos individuales |
| Inspección de Trabajo | ✔ Completo e inmediato | Ninguno |
| Asesoría laboral | ✔ Si hay encargo y contrato RGPD | Acceso limitado |
3. El trabajador: qué puede pedir exactamente
✔ Tiene derecho a:
- Su resumen mensual de jornada.
- Sus fichajes diarios.
- Sus incidencias (olvidos, pausas, interrupciones).
- Registros de hasta 4 años atrás.
✔ No tiene derecho a:
- Ver fichajes de otros trabajadores.
- Acceder a datos de turnos completos.
- Ver informes globales.
4. Delegados sindicales y comité de empresa
Aquí suele haber dudas. La ley protege la privacidad, pero también exige transparencia laboral.
✔ Pueden acceder a:
- Información global sobre cumplimiento del registro.
- Auditorías internas.
- Datos agregados.
- Incidencias genéricas.
✘ No pueden acceder a:
- Fichajes nominales de trabajadores concretos.
- Datos personales sin consentimiento o base jurídica explícita.
5. La empresa: conservación y puesta a disposición
✔ Conservar durante 4 años (ley vigente)
Conviene que la empresa facilite el acceso de forma ágil. No vale “lo tenemos en un Excel perdido”.
✔ Poner a disposición los registros (ley vigente)
El Art. 34.9 ET establece que deben estar a disposición de trabajadores, representantes e Inspección. El proyecto de RD añadiría la entrega activa del resumen mensual aunque el trabajador no lo pida.
✔ Informar al trabajador (proyecto de RD)
Debe incluir:
- Política interna de registro horario.
- Método de fichaje.
- Cómo solicitar sus registros.
✔ Datos íntegros y trazables
Si hay manipulaciones o inconsistencias, suele generar requerimientos y problemas adicionales en una revisión.
6. Inspección de Trabajo: acceso al registro
La Inspección de Trabajo puede solicitar acceso completo a todos los registros de jornada de la empresa.
Qué suele solicitar la Inspección:
- Registros de los últimos 4 años.
- Registros del mes actual y anterior.
- Cuadrantes.
- Nóminas.
- Contrato laboral.
7. RGPD y privacidad: límites del acceso
El registro horario contiene datos personales. Por tanto:
- No puede compartirse libremente.
- Debe limitarse el acceso al mínimo necesario.
- Debe protegerse con medidas de seguridad.
- Debe existir trazabilidad de accesos.
Datos sensibles incluidos en el registro horario:
- Hora de entrada y salida
- Patrones de jornada
- Tiempos de descanso
- Tareas en ciertos sectores
- Posibles dolencias (si hay muchas pausas)
8. Criterios razonables de formato y acceso
✔ Formatos que suelen considerarse adecuados:
- Excel exportado
- Informe del sistema digital
- Documento firmado digitalmente
✘ Formatos que suelen ofrecer menos garantías:
- Capturas de pantalla sueltas
- Excel modificable sin trazabilidad
- Registros incompletos
- Listados sin validación
9. Plazos orientativos de puesta a disposición
La ley vigente no fija plazos concretos para cada solicitante, pero como criterio práctico conviene:
| Solicitante | Plazo orientativo |
|---|---|
| Trabajador | 48–72 horas |
| Delegados sindicales | 5–10 días |
| Inspección | Inmediato o en el plazo que fije el inspector |
10. Cómo easyfichi facilita la puesta a disposición
- Información disponible para consulta en cualquier momento
- Conservación ordenada durante el plazo legal
- Exportación en PDF
- Trazabilidad de modificaciones
- Permisos diferenciados por rol
- Acceso seguro para delegados (sin datos nominales)