Aunque tengas un buen sistema de registro horario, es inevitable que en algún momento un trabajador olvide fichar o lo haga de forma incorrecta. Lo importante no es evitar al 100% las incidencias (algo casi imposible), sino tener un procedimiento claro para gestionarlas y documentarlas.
1. No es lo mismo un olvido puntual que una conducta repetida
Antes de decidir cómo actuar, conviene diferenciar tres situaciones:
- Olvido puntual: un despiste aislado, sin antecedentes.
- Incidencias frecuentes: la misma persona olvida fichar con cierta regularidad.
- Negativa a fichar: el trabajador se niega de forma expresa a usar el sistema.
El procedimiento y la posible respuesta disciplinaria no deberían ser los mismos en los tres casos.
2. Qué hacer ante un olvido puntual
En un olvido aislado, lo razonable es centrarse en corregir el registro y dejar constancia de lo ocurrido:
- Pedir al trabajador que indique por escrito la hora real de entrada o salida (correo, formulario, nota firmada…).
- Registrarlo en el sistema como incidencia puntual, dejando constancia de quién lo corrige y por qué.
- Solicitar la validación del trabajador sobre el ajuste realizado (firma, PIN, aceptación en la app…).
Si estos casos son realmente excepcionales y están bien documentados, es muy difícil que supongan un problema relevante ante una inspección.
3. Cuando los olvidos se repiten: cómo actuar
Si el mismo trabajador olvida fichar con frecuencia, ya no hablamos de un simple despiste. La empresa debería:
- Revisar primero si el problema es del sistema (falla la app, el terminal, la conexión…).
- Recordar al trabajador, por escrito, la obligación de fichar y cómo debe hacerlo.
- Documentar cada incidencia (fecha, tipo de olvido, corrección aplicada).
- Si la conducta continúa, valorar medidas disciplinarias proporcionadas según convenio.
4. Negativa a fichar: un problema distinto
Si el trabajador se niega a fichar de forma expresa, la empresa está ante una posible desobediencia o incumplimiento contractual, y el enfoque cambia:
- Dejar constancia por escrito de la negativa y de las instrucciones dadas.
- Informar de las posibles consecuencias disciplinarias según convenio y normativa interna.
- Recoger, mientras tanto, la jornada de la forma más objetiva posible (encargados, cuadrantes, comunicaciones…).
- Consultar con la asesoría laboral antes de adoptar medidas severas.
Es importante actuar con proporcionalidad y apoyarse siempre en documentación objetiva.
5. Cómo debe corregirse el registro horario
Cuando se corrige un fichaje, el sistema debería permitir:
- Identificar la entrada original (si existía) y la hora corregida.
- Saber quién ha realizado la corrección y en qué fecha.
- Registrar el motivo de la modificación (olvido de fichar, error técnico…).
- Incorporar la validación del trabajador cuando sea posible.
Esto marca la diferencia entre un sistema serio y uno en el que parece que las horas se “inventan” a final de mes.
6. Qué ve la Inspección de Trabajo cuando revisa incidencias
En una inspección, los olvidos de fichar no son, por sí mismos, el foco principal. Lo que el inspector suele valorar es:
- Si existe un protocolo de incidencias claro y coherente.
- Si las correcciones están documentadas y justificadas.
- Si los olvidos son residuales o si el sistema está lleno de huecos.
- Si las horas finalmente registradas coinciden con nóminas y turnos.
Un sistema con incidencias reconocidas y bien documentadas es mucho más defendible que otro que, en apariencia, nunca se equivoca pero no explica cómo se corrigen los problemas reales del día a día.
7. Política interna de fichaje: por qué es tan útil
Para evitar conflictos, es muy recomendable contar con una política interna de fichaje, por escrito, que indique:
- Qué sistema se utiliza (app, kiosko, tarjeta, navegador…).
- Cuándo hay que fichar (entradas, salidas, pausas, turnos partidos…).
- Qué debe hacer el trabajador en caso de olvido.
- Cómo se corrigen las incidencias y quién las valida.
- Qué consecuencias puede tener una conducta reiterada de no fichar.
Esa política interna, comunicada a la plantilla y aplicada de forma coherente, es un punto muy a favor en caso de inspección o de conflicto individual.
8. Cómo ayuda EasyFichi a gestionar los olvidos de fichar
EasyFichi incluye herramientas pensadas para gestionar incidencias de fichaje sin perder seguridad jurídica:
- Registro claro de quién corrige un fichaje y en qué momento.
- Posibilidad de asociar la corrección a un motivo concreto.
- Validación mediante PIN del trabajador cuando se ajusta un horario.
- Informes de incidencias por trabajador y periodo.
- Histórico completo de fichajes y modificaciones durante el plazo legal de conservación.
De esta forma, los olvidos puntuales no ponen en riesgo todo el sistema, y las situaciones reiteradas pueden detectarse y gestionarse a tiempo.