Una de las dudas más frecuentes en materia de registro horario es qué debe hacer la empresa cuando un trabajador no ficha la entrada, no ficha la salida o directamente no acude a su turno.
El Real Decreto-ley 8/2019 establece que la empresa debe garantizar el registro de jornada. Conviene que la empresa tenga un protocolo claro para olvidos e incidencias de fichaje, de modo que cada caso quede documentado.
1. Qué exige la ley cuando un empleado no ficha
La empresa debe garantizar:
- Un registro diario fiel y verificable.
- Que las ausencias o fallos de fichaje queden documentados.
- Que exista comunicación al trabajador.
- Que la empresa pueda demostrar que actuó con diligencia.
La Inspección sanciona duramente los registros “rellenados a mano” sin justificación.
2. Qué debe hacer la empresa paso a paso
✔ 1. Registrar la incidencia
Debe constar por qué falta el fichaje y en qué contexto.
✔ 2. Avisar al trabajador
Debe notificarse para que aporte explicación.
✔ 3. Avisar al administrador o responsable
Para evaluar si hay negligencia, olvido o reiteración.
✔ 4. Documentar la hora real
La empresa puede registrar manualmente la hora real solo si existe explicación y se genera una incidencia.
✔ 5. Conservarlo 4 años
La Inspección puede pedir cualquier incidencia dentro de ese periodo.
3. Qué hace easyfichi automáticamente cuando un empleado NO ficha
easyfichi ayuda a documentar y ordenar incidencias, reduciendo errores y puntos débiles en el registro.
1) Ausencia injustificada (no aparece en todo el turno)
Tu backend ejecuta cada noche un proceso que revisa todos los turnos del día:
- Comprueba si el trabajador tenía turno asignado.
- Revisa si existe algún fichaje ese día.
- Analiza si había ausencia justificada aprobada.
Si el trabajador debía acudir y no fichó:
- ✔ Se crea una incidencia automática tipo “UNJUSTIFIED_ABSENCE”.
- ✔ Se envía un email al administrador con todos los detalles.
- ✔ Se envía un email al empleado solicitando explicación.
2) Entrada tarde (fichaje fuera de hora)
Cuando el empleado ficha entrada:
- El sistema compara la hora de fichaje con la hora prevista del turno.
- Aplica tolerancia configurada por la empresa.
- Si se supera → retraso detectado.
- ✔ Email al administrador notificando el retraso.
- ✔ Email al empleado recordando la obligación de fichar puntualmente.
- ✔ Registro de la incidencia.
3) Salida tardía
Cuando el fichaje de salida es posterior al fin del turno, easyfichi registra:
- ✔ Minutos de exceso.
- ✔ Incidencia “SALIDA_TARDIA”.
- ✔ Visibilidad en el panel del administrador para revisión.
4) Olvido de fichar la salida (cierre automático)
Si llega el fin del turno y el trabajador NO ficha salida:
- ✔ easyfichi marca la salida a la hora teórica.
- ✔ Genera una incidencia automática.
- ✔ La empresa tiene constancia documental del olvido.
4. Motivos habituales por los que un empleado no ficha
- Olvido puntual
- Móvil sin batería
- Problema técnico
- Llegada tarde
- Negativa a fichar
Qué debe hacer la empresa en cada caso
| Situación | Acción recomendada |
|---|---|
| Olvido puntual | Registrar incidencia y solicitar explicación. |
| Error técnico | Ver logs y registrar la incidencia. |
| Llegada tarde | Registrar retraso, avisar y dejar constancia. |
| Negativa a fichar | Expediente disciplinario según convenio. |
5. ¿Se puede sancionar a un trabajador por no fichar?
Sí, pero solo en casos de:
- Reiteración
- Negativa expresa a fichar
- Manipulación del sistema
- Incumplimiento grave recogido en convenio
6. Ejemplo real generado por easyfichi
“Ausencia injustificada detectada: El trabajador no ha realizado ningún fichaje el día 04/02/2025 pese a tener turno programado. Se notifica al administrador y al trabajador para justificar la incidencia.”
Este tipo de trazabilidad es útil de cara a una revisión o inspección.