Una de las dudas más frecuentes en materia de registro horario es qué debe hacer la empresa cuando un trabajador no ficha la entrada, no ficha la salida o directamente no acude a su turno.
El Real Decreto-ley 8/2019 establece que la responsabilidad del registro horario recae sobre la empresa, incluso cuando es el empleado quien incumple. Por ello, cada incidencia debe quedar documentada.
1. Qué exige la ley cuando un empleado no ficha
La empresa debe garantizar:
- Un registro diario fiel y verificable.
- Que las ausencias o fallos de fichaje queden documentados.
- Que exista comunicación al trabajador.
- Que la empresa pueda demostrar que actuó con diligencia.
La Inspección sanciona duramente los registros “rellenados a mano” sin justificación.
2. Qué debe hacer la empresa paso a paso
✔ 1. Registrar la incidencia
Debe constar por qué falta el fichaje y en qué contexto.
✔ 2. Avisar al trabajador
Debe notificarse para que aporte explicación.
✔ 3. Avisar al administrador o responsable
Para evaluar si hay negligencia, olvido o reiteración.
✔ 4. Documentar la hora real
La empresa puede registrar manualmente la hora real solo si existe explicación y se genera una incidencia.
✔ 5. Conservarlo 4 años
La Inspección puede pedir cualquier incidencia dentro de ese periodo.
3. Qué hace EasyFichi automáticamente cuando un empleado NO ficha
EasyFichi incorpora un sistema de cumplimiento legal que automatiza todo el protocolo, evitando errores y sanciones.
1) Ausencia injustificada (no aparece en todo el turno)
Tu backend ejecuta cada noche un proceso que revisa todos los turnos del día:
- Comprueba si el trabajador tenía turno asignado.
- Revisa si existe algún fichaje ese día.
- Analiza si había ausencia justificada aprobada.
Si el trabajador debía acudir y no fichó:
- ✔ Se crea una incidencia automática tipo “UNJUSTIFIED_ABSENCE”.
- ✔ Se envía un email al administrador con todos los detalles.
- ✔ Se envía un email al empleado solicitando explicación.
2) Entrada tarde (fichaje fuera de hora)
Cuando el empleado ficha entrada:
- El sistema compara la hora de fichaje con la hora prevista del turno.
- Aplica tolerancia configurada por la empresa.
- Si se supera → retraso detectado.
- ✔ Email al administrador notificando el retraso.
- ✔ Email al empleado recordando la obligación de fichar puntualmente.
- ✔ Registro de la incidencia.
3) Salida tardía
Cuando el fichaje de salida es posterior al fin del turno, EasyFichi registra:
- ✔ Minutos de exceso.
- ✔ Incidencia “SALIDA_TARDIA”.
- ✔ Visibilidad en el panel del administrador para revisión.
4) Olvido de fichar la salida (cierre automático)
Si llega el fin del turno y el trabajador NO ficha salida:
- ✔ EasyFichi marca la salida a la hora teórica.
- ✔ Genera una incidencia automática.
- ✔ La empresa queda cubierta documentalmente.
4. Motivos habituales por los que un empleado no ficha
- Olvido puntual
- Móvil sin batería
- Problema técnico
- Llegada tarde
- Negativa a fichar
Qué debe hacer la empresa en cada caso
| Situación | Acción recomendada |
|---|---|
| Olvido puntual | Registrar incidencia y solicitar explicación. |
| Error técnico | Ver logs y registrar la incidencia. |
| Llegada tarde | Registrar retraso, avisar y dejar constancia. |
| Negativa a fichar | Expediente disciplinario según convenio. |
5. ¿Se puede sancionar a un trabajador por no fichar?
Sí, pero solo en casos de:
- Reiteración
- Negativa expresa a fichar
- Manipulación del sistema
- Incumplimiento grave recogido en convenio
6. Ejemplo real generado por EasyFichi
“Ausencia injustificada detectada: El trabajador no ha realizado ningún fichaje el día 04/02/2025 pese a tener turno programado. Se notifica al administrador y al trabajador para justificar la incidencia.”
Este tipo de trazabilidad es exactamente lo que exige la Inspección de Trabajo.